Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej (projekt nowelizacji kp)

Do Izby Poselskiej wpłynął kolejny rządowy projekt nowelizacji prawa pracy mający nieco ułatwić życie pracodawcom — m.in. zakładający możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej oraz zakładający skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat (z obecnych 50 lat).

Przechodząc od ogółu do szczegółu:

  • projekt zakłada, iż dokumentacja pracownicza może być prowadzona i przechowywana „w postaci papierowej lub elektronicznej” — które są sobie równoważne (art. 94(11) kp) — przez 10 lat od końca roku, w którym rozwiązaniu uległ stosunek pracy (art. 94 pkt 9a i 9b kp);
  • po upływie 10-letniego okresu pracodawca będzie miał obowiązek zniszczyć posiadaną dokumentację pracowniczą — chyba że pracownik skorzysta z prawa jej odebrania (art. 94(7) par. 1 kp);
  • skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej nie dotyczy oczywiście… górników — ich akta osobowe będą nadal przechowywane przez 50 lat (art. 5 ustawy nowelizacyjnej);
  • nowelizacja nie dotyczy także stosunków pracy nawiązanych przed wejściem w życie ustawy — te dokumenty będą także przechowywane przez 50 lat (art. 7 ust. 2 nowelizacji, chyba że pracodawca skorzysta z możliwości określonej w art. 7 ust. 3);
  • nowością jest też prawo odebrania przez pracownika lub byłego pracownika swej dokumentacji pracowniczej — na każde żądanie pracownika, a po jego śmierci, na żądanie rodziny (art. 94(12) kp);
  • projekt przewiduje także kilka dodatkowych obowiązków po stronie pracodawcy: poinformowania pracownika, wraz ze świadectwem pracy, o okresie przechowywania akt i możliwości ich odebrania (art. 94(6) kp), o prawie odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku wytoczenia powództwa lub wszczęcia postępowania sądowego (art. 94(4) kp),
  • pracodawca będzie mógł zmienić postać prowadzenia akt pracowniczych: z formy papierowej na elektroniczną skanując dokumenty i opatrując kwalifikowanym podpisem elektronicznym; w drugą stronę — drukując pliki i odręcznie podpisując wydruk (art. 94(8) kp); w takim przypadku pracownik będzie miał prawo odebrać, w ciągu 30 dni, poprzednią postać swej dokumentacji pracowniczej.

Projekt przewiduje także domyślną formę wypłaty wynagrodzenia przelewem na rachunek bankowy — zamiast dotychczasowej zasady, że pensję wypłaca się „do rąk” pracownika, nowelizacja zakłada, że z defaultu pracownik dostaje wypłatę przelewem, chyba że złoży wniosek o wypłatę wynagrodzenia gotówką do rąk własnych (art. 86 par. 3 kp). Pracodawca będzie miał obowiązek wezwać już zatrudnionych pracowników do podania numeru konta bankowego lub złożenia wniosku o wypłatę pensji gotówką (art. 10 nowelizacji).

Projekt nowelizacji przepisów kodeksu pracy ma wejść w życie 1 stycznia 2019 r.