Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej (projekt nowelizacji kp)

Do Izby Poselskiej wpłynął kolejny rządowy projekt nowelizacji prawa pracy mający nieco ułatwić życie pracodawcom — m.in. zakładający możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej oraz zakładający skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat (z obecnych 50 lat).

Przechodząc od ogółu do szczegółu:

  • projekt zakłada, iż dokumentacja pracownicza może być prowadzona i przechowywana „w postaci papierowej lub elektronicznej” — które są sobie równoważne (art. 94(11) kp) — przez 10 lat od końca roku, w którym rozwiązaniu uległ stosunek pracy (art. 94 pkt 9a i 9b kp);
  • po upływie 10-letniego okresu pracodawca będzie miał obowiązek zniszczyć posiadaną dokumentację pracowniczą — chyba że pracownik skorzysta z prawa jej odebrania (art. 94(7) par. 1 kp);
  • skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej nie dotyczy oczywiście… górników — ich akta osobowe będą nadal przechowywane przez 50 lat (art. 5 ustawy nowelizacyjnej);
  • nowelizacja nie dotyczy także stosunków pracy nawiązanych przed wejściem w życie ustawy — te dokumenty będą także przechowywane przez 50 lat (art. 7 ust. 2 nowelizacji, chyba że pracodawca skorzysta z możliwości określonej w art. 7 ust. 3);
  • nowością jest też prawo odebrania przez pracownika lub byłego pracownika swej dokumentacji pracowniczej — na każde żądanie pracownika, a po jego śmierci, na żądanie rodziny (art. 94(12) kp);
  • projekt przewiduje także kilka dodatkowych obowiązków po stronie pracodawcy: poinformowania pracownika, wraz ze świadectwem pracy, o okresie przechowywania akt i możliwości ich odebrania (art. 94(6) kp), o prawie odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku wytoczenia powództwa lub wszczęcia postępowania sądowego (art. 94(4) kp),
  • pracodawca będzie mógł zmienić postać prowadzenia akt pracowniczych: z formy papierowej na elektroniczną skanując dokumenty i opatrując kwalifikowanym podpisem elektronicznym; w drugą stronę — drukując pliki i odręcznie podpisując wydruk (art. 94(8) kp); w takim przypadku pracownik będzie miał prawo odebrać, w ciągu 30 dni, poprzednią postać swej dokumentacji pracowniczej.

Projekt przewiduje także domyślną formę wypłaty wynagrodzenia przelewem na rachunek bankowy — zamiast dotychczasowej zasady, że pensję wypłaca się „do rąk” pracownika, nowelizacja zakłada, że z defaultu pracownik dostaje wypłatę przelewem, chyba że złoży wniosek o wypłatę wynagrodzenia gotówką do rąk własnych (art. 86 par. 3 kp). Pracodawca będzie miał obowiązek wezwać już zatrudnionych pracowników do podania numeru konta bankowego lub złożenia wniosku o wypłatę pensji gotówką (art. 10 nowelizacji).

Projekt nowelizacji przepisów kodeksu pracy ma wejść w życie 1 stycznia 2019 r.

  • słabe

  • Ale co konkretnie jest słabe, Smoku?

  • no skrócenie. Rodzi problemy z uzyskiwaniem emerytury

  • Teraz, kiedy wszystko jest w kompjuterach, nawet w ZUS?

    Rozumiem dokumenty sprzed 30-40 lat, z tym ludzie mają problem — ale z kompjuterami?

  • mall

    Jako Janusz biznesu wydawałbym na dyskietkach, albo na najgorszej jakości płytach CD- szybko spleśnieją, a dane nie do odzyskania. Albo zapisane w archiwum wymagającym płatnego programu.
    No i co z odczytem danych tak nagranych w 2050 roku gdy osoba zatrudniona w 2020 będzie myślała o emeryturze?

    Innymi słowy: całe to ułatwienie to wyłącznie zrobienie **** przedsiębiorcom by mogli pozostać Januszami biznesu dłużej a koszty przerzucić na słabszego uczestnika gry rynkowej.

  • Problemy z rozwojem technologii (mój ulubiony przykład to dyski ZIP lub Minidisc) są mi znane, jednak myślę, że lepiej samemu o to wszystko zadbać, niż liczyć na pamięć pracodawcy, o którego istnieniu w ogóle można zapomnieć („gdzie ja wtedy pracowałem?”).

    Rozumiem, że zawsze można powiedzieć, że można sobie nie poradzić z przegrywaniem danych, ale coś mi też świta, że owi zatrudnieni w 2020 r. z tym akurat nie będą mieli problemu (z bezpieczeństwem tak, ale nie z zapisem).

    Papiery też pleśnieją, w sumie trudniej je przechowywać, odnaleźć, zadbać o nie.

  • mall

    Pewnie. Wyobrażam sobie udowadnianie, że informacje z takiej archiwalnej CD z nieaktualnym podpisem elektronicznym w 2050 roku są prawidłowe. A co jeżeli przedsiębiorca przekaże dokumentację pracowniczą w postaci linku do danych w chmurze, dla której abonament się skończył i poszły do /dev/null?

    Koniec końców papier i tak skuteczniejszy (z zapleśniałego papieru da się czasami coś odczytać; zapleśniały CD nie daje chyba takich możliwości).

    A, że takich szczegółów się nie uwzględnia stąd moja teza, że to nic innego jak wazeliniarstwo wobec przedsiębiorców.

  • To pewnie taka sama możliwość jak przechowanie przez 50 lat dokumentacji przez 68-letniego pracodawcę zatrudniającego 2 pracowników ;-)

  • mall

    Dlatego to nic nie zmienia poza pogorszeniem sytuacji obecnej. :P

  • Polepsza, albowiem możesz sobie wziąć do domu i zająć się tym samemu.

    Rozumiem, że w dzisiejszym świecie, kiedy każdy chce, żeby mu auto co najmniej podpowiadało jak ma jechać (jakie znaki, który bieg, gdzie idzie pieszy, etc.) — a państwo za niego rozwiązywało wszystkie bieżące i wyobrażalne problemy — to niedopuszczalne, ale mnie się przypomniało właśnie powiedzonko JAK SOBIE POŚCIELESZ TAK SIĘ WYŚPISZ (oraz stare górskie LEPIEJ NOSIĆ NIŻ PROSIĆ).

    Wolę nosić i samemu się troszczyć, niż prosić.

    (A dygresja do samochodu nieprzypadkowa — właśnie wróciłem z jazdy próbnej zaskakującym modelem pojazdu mechanicznego ;-)

  • robiono badania (nie powiem gdzie bo nie pamiętam) i wyszło że papier jest najtrwalszym nośnikiem danych.

  • Mike

    wszystko zależy od sposobu przechowywania niezależnie od nośnika

  • Pewnie tak, pod warunkiem, że się o niego dba — nadal istnieją inkunabuły przed-gutenbergowskie.

    Ale chlebodawca, który umiera, przez 50 lat nie zadba o nic, więc chyba lepiej wziąć ten papier do domu i mieć problem z głowy.

  • powiedzieć że wszystko zależy od sposobu przechowywania – to jak nic nie powiedzieć :). To samo można powiedzieć na dylemat – co jest trwalsze, piaskowiec czy babka piaskowa. Też zależy od sposobu przechowywania.

  • Nawet jak się od niego nie dba – jest trwalszy. Tak mówią mądrzy a i moje niestety doświadczenie na to wskazuje.

    Dane cyfrowe wymagają opieki. Technologie się zmieniają, nośniki umierają, chmury znikają z sieci, backupy ulegają awariom bądź to sprzętowym bądź to logicznym …

    Dane które 20 lat temu czysto cyfrowo zarchiwizowałem, w dużej części potraciłem, mimo sporadycznej opieki. Papiery które w tym samym czasie wrzuciłem do skoroszytów i w ogóle nimi się nie zajmowałem – mam do dzisiaj, mimo że bardziej lub mniej podniszczałe (ale wciąż czytelne).

  • b52t

    Czyli jednak Dacia?

    A co do meritum: należy się zgodzić, a i niemal z defaulta (jak wypłatę wynagrodznia na rachunek bankowy) powinno się wraz z zakończeniem pracy u danego pracodawcy występować o dokumentację, bo warto mieć coś więcej poza obowiązkowym świadectwem pracy.

  • Plus za pamięć i kombinatorykę! :) Tak, chyba w stajni pojawi się Dacia Defender ;-)

    Merytorycznie: i to jest właśnie ta różnica, że dziś chyba po prostu nie wolno mieć tych papierów (nawet kopii, a nawet jeśli ma się kopię, to ona jest „nielegalna” — zdaje się tak samo jak „archiwa w stodole”, z których ZUS nie przyjmuje dokumentacji).

  • b52t

    Zrobiłem takie założenie, że nie kupię nowego samochodu innego niż na ogniwa wodorowe. Inna sprawa, że jak patrzyłem na konfigurator Dacii, to nie czuję tej dostępności tego samochodu.
    Ale wiem, że to założenie nie spełni się, gdy będę mieszkać w Polsce. Szczęśliwie są plany. Jest zdrożony plan ewakuacji.

  • ajax

    Może kamienne tablice.
    Zawartość tych, co Mosiek dostał na górze działa przez parę tysięcy lat i tylko 1 raz wymagała backupu