Prowadzenie akt pracowniczych w formie elektronicznej i obowiązek wypłaty wynagrodzenia za pracę przelewem

W Dzienniku Ustaw ogłoszono nowelizację kodeksu pracy przewidującą m.in. prowadzenie akt pracowniczych w postaci elektronicznej, skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz przewidującą wypłatę wynagrodzenia na rachunek bankowy jako zasadę, nie wyjątek (ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, Dz.U. z 2018 r. poz. 357).


prowadzenie akt pracowniczych postaci elektronicznej

Zdjęcie czysto ilustracyjne — gotówki nie cierpię, brudzi dłonie bardziej niż głaskanie psa (fot. Magdalena Rudak, CC-BY-SA 3.0)


Projektowane zmiany były już na łamach „Czasopisma” omawiane (por. „Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej (projekt nowelizacji kp)”), zatem wyłącznie z kronikarskiego obowiązku przypominam, iż:

  • domyślną formą wypłaty wynagrodzenia nie jest już gotówka („do rąk pracownika”) — znowelizowany art. 86 par. 3 kp stanowi, iż pracodawca ma obowiązek dokonać wypłaty na wskazany rachunek bankowy pracownika, chyba że pracownik złoży pisemny lub elektroniczny wniosek o wypłatę w gotówce (dodatkowo art. 22(1) par. 2 kp wśród pracowniczych danych osobowych wymienia numer rachunku płatniczego);
  • pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej — oznacza to, że systemy elektroniczne stają się nie tylko ułatwieniem w zarządzaniu danymi osobowymi pracowników, ale stają się pełnoprawnym sposobem ich prowadzenia (art. 94 pkt 9a kp, art. 94(11) kp). Ustawa przewiduje możliwość zmiany postaci prowadzenia akt (art. 94(8) kp);
  • szczegółowy sposób prowadzenia akt pracowniczych w postaci elektronicznej określi rozporządzenie (art. 298(1) kp) — ciekawe jak będzie się ono miało do magicznego RODO?
  • okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu (chyba że przepis szczególny przewiduje dłuższe okresy — por. art. 5 nowelizacji, który wprowadza 50-letni okres przechowywania dokumentacji górniczej (sic!);
  • po rozwiązaniu umowy o pracę pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi, wraz ze świadectwem pracy, informację o okresie przechowywania dokumentacji oraz możliwości jej odbioru przez pracownika (art. 94(6) kp);
  • pracownik ma prawo odebrania dokumentacji pracowniczej, zarówno po rozwiązaniu stosunku pracy, jak i w przypadku zmiany postaci prowadzenia akt (art. 94(9) kp).

Kilka zdań o vacatio legis, wyjątkach i wyjątkach od wyjątków:

  • omawiana nowelizacja kodeksu pracy wchodzi w życie 1 stycznia 2019 r. (art. 13 ustawy) i w pełni będzie mieć zastosowanie do stosunków pracy nawiązanych po tym dniu;
  • w odniesieniu do pracowników zatrudnionych do końca 2018 r. nowelizacja ma zastosowanie tylko częściowe — m.in. obowiązywać będzie dotychczasowy okres przechowywania akt pracowniczych (art. 7); wyjątek od wyjątku — czyli sytuację, w której pracodawca znów podpisuje nową umowę ze starym pracownikiem — przewiduje art. 9 ustawy;
  • w terminie 21 dni od wejścia w życie ustawy pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników, którzy otrzymywali wypłatę w gotówce o obowiązku przekazania numeru rachunku bankowego lub o konieczności złożenia wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 10 ust. 1). Jeśli pracownik zignoruje ten obowiązek, pracodawca ma obowiązek nadal płacić wynagrodzenie w gotówce (art. 10 ust. 4).

Q.E.D.

Dodaj komentarz