Dokładnie w momencie kiedy tekst pojawi się na łamach Lege Artis ruszam z psem na poranną sikundę, ale zaraz po powrocie zmielę i zaparzę coś mocniejszego.
Tymczasem P.T. Czytelników chciałbym uraczyć następującymi dywagacjami: czy zakup kawy lub kanapek zawsze musi być kwalifikowany jako niepodatkowe koszty reprezentacji? Czy jednak istnieją okoliczności, w których przedsiębiorca może poczęstować kontrahenta kawą i liczyć na uwzględnienie tego wydatku jako kosztu prowadzonej działalności gospodarczej? (na podstawie wyroku NSA z 19 stycznia 2016 r., II FSK 2657/13).
Sprawy miały się następująco: podatnik (spółka z o.o.) wystąpiła o interpretację indywidualną w zakresie podatku CIT, a chodziło o spotkania z kontrahentami w siedzibie spółki, na które spółka kupuje drobny poczęstunek (kawa, mleko, soki, woda, herbata, słodycze, owoce). Podatnik organizuje też szkolenia dla kontrahentów — część z nich jest odpłatna, część nieodpłatna, jednak nawet w ramach tych nieodpłatnych można napić się kawy albo zjeść kanapkę.
Pytanie dotyczyło oczywiście kosztów uzyskania przychodu — czy zakup tych artykułów spożywczych może stanowić koszty uzyskania przychodu, zważywszy, że wydatki są racjonalne i istnieje związek między ich poniesieniem a przychodami.
Interpretacja oczywiście okazała się niekorzystna dla podatnika. Zdaniem fiskusa tylko wydatki poniesione na odpłatne szkolenia są powiązane z przychodami spółki w sposób uzasadniający zakwalifikowanie zakupów jako kosztów działalności gospodarczej. W pozostałym zakresie wydatki miały charakter reprezentacyjny, jednak nie ze względu na okazałość czy wystawność, lecz związek z pełnieniem funkcji przedstawicielskich.
A ponieważ WSA oddalił skargę na decyzję, spółka wniosła skargę kasacyjną do NSA, który uwzględnił jej racje. NSA wskazał, że ustawodawca nie zdefiniował pojęcia „reprezentacji” w przepisach podatkowych, zatem w doktrynie ukuły się dwa ujęcia:
- reprezentacja jako okazałość i wystawność — w takim przypadku za koszty reprezentacji uznaje się wydatki ponoszone na wykreowanie lub umocnienie pozytywnego wizerunku przedsiębiorcy, aczkolwiek wyłącznie wówczas gdy wizerunek ten miał być ponadstandardowy;
- reprezentacja jako każdy wydatek poniesiony dla tworzenia pozytywnego wizerunku firmy — w takim przypadku reprezentacja obejmuje obiad w restauracji nawet jeśli poczęstunku nie można zorganizować w siedzibie przedsiębiorcy.
Tymczasem w tezowanym wyroku 7 sędziów NSA z dnia 17 czerwca 2013 r. (II FSK 702/11) stwierdzono przecież, iż wyłącznie te wydatki, których głównym celem jest poprawa wizerunku przedsiębiorstwa, wyłączone są z kosztów prowadzonej działalności jako wydatki poniesione na reprezentację. Natomiast dla kwalifikacji poniesionych kosztów nie może być ani miejsce świadczenia usług gastronomicznych ani też przypisana im cecha bliżej nie określonej „wystawności”, „przepychu” czy też „okazałości” — natomiast organ powinien w każdym przypadku ustalić czy wydatki na zakup żywności, napojów, kawy oraz usług gastronomicznych, podawanych i świadczonych w trakcie spotkań z kontrahentami (niezależnie od miejsca podawania lub miejsca świadczenia zakupionych usług gastronomicznych), są kosztami reprezentacji, rozumianej jako występowanie w imieniu i w interesie podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa.
Niezależnie zatem od tego, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy i wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami, ocena poniesionych kosztów powinna nastąpić przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, iż wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny, jednak nie można tego kwalifikować a priori.
Jeżeli jednak wydatek zostanie poniesiony w celu uzyskania przychodów lub w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, to może zostać zakwalifikowany jako koszt podatkowy — dopóki zatem zakup kawy lub usług gastronomicznych nie ma na celu utrwalenia wizerunku podatnika na zewnątrz, a raczej mają związek z prowadzoną działalnością (towarzyszą spotkaniom biznesowym, negocjacjom i nieodpłatnym szkoleniom) — to oczekiwanie podatnika, iż zwiększy się sprzedaż produktów oraz zmniejszy liczba reklamacji, uwzględnia zaliczenie poniesionych wydatków do kosztów podatkowych.
Słowem: przedsiębiorca może zamówić kawę i kanapki, o ile nie chodzi mu o wywarcie wrażenia na kontrahentach, lecz uczynienie rozmów przyjemniejszymi.
PS sponsorem porannej kawy jest Świeżo Palona — sklep, w którym można kupić ciekawe ekspresy do parzenia kawy w biurze, nie mówiąc o tym, że jest tam pyszna kawa.