Monitoring poczty elektronicznej pracownika (art. 22(3) kp)

Wynikająca z nowej ustawy o ochronie danych osobowych regulacja zasad monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy to nie jedyna nowelizacja kodeksu pracy. Począwszy od tego samego 25 maja 2018 r. dopuszczalny jest bowiem monitoring poczty elektronicznej pracownika przez pracodawcę.


monitoring poczty elektronicznej pracownika

Nowa ustawa o ochronie danych osobowych wprowadza przepisy zezwalające na monitoring poczty elektronicznej pracownika. Dotyczy nie tylko leśników! (fot. Olgierd Rudak, CC-BY-SA 3.0)


Znowelizowany kodeks pracy (art. 111 uodo, Dz.U. z 2018 r. poz. 1000) pozwala na monitorowanie przez pracodawcę sposobu korzystania ze służbowej skrzynki email oraz innego sprzętu (komputera, telefonu, łączy internetowych) po pod warunkiem (art. 22(3) kp):

  • że jest to z punktu widzenia pracodawcy konieczne dla takiej organizacji pracy, która pozwala na pełne wykorzystanie czasu pracy (ustawa nie mówi wprost o „kontroli czasu pracy”, ale przecież o to chodzi) oraz kontroli nad sposobem korzystania ze sprzętu powierzonego pracownikowi;
  • sposób prowadzenia monitoringu służbowej poczty elektronicznej nie może polegać na naruszeniu tajemnicy treści korespondencji, której pracownik jest autorem lub adresatem — nie jest zatem dopuszczalne, niezależnie od tego, czy skrzynka jest „służbowa” czy „biurowa”, na ingerencji w przesyłane informacje; pracodawca nie może też naruszać innych dóbr osobistych (np. godności, prywatności, etc.).

art. 22(3) kp
§ 1. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej).
§ 2. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
§ 3. Przepisy art. 22(2) § 6-10 stosuje się odpowiednio.
§ 4. Przepisy § 1-3 stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu niż określone w § 1, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów określonych w § 1.

Ponadto pracodawca, który planuje wprowadzić monitoring poczty elektronicznej pracownika, powinien:

  • niszczyć zapis z monitoringu poczty po 3 miesiącach, chyba że może być użyty jako dowód w postępowaniu (art. 22(3) par. 3 w zw. z art. 22(2) par. 3-5 kp);
  • określać cele, zakres i sposób stosowania kontroli korzystania z emaila w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu;
  • poinformować pracowników o planowanym uruchomieniu monitoringu, najpóźniej na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem — zapewne w tym momencie wypełniając obowiązek wynikający z art. 13 RODO (art. 22(3) par. 3 w zw. z art. 22(2) par. 10 kp);
  • (nie wiem tylko jak oznaczyć teren objęty monitoringiem, art. 22(3) par. 3 w zw. z art. 22(2) par. 9 kp — chyba że „odpowiednie stosowanie” w tym przypadku oznacza niestosowanie przepisu.

Dla jasności: kodeks pracy wprost mówi o monitoringu poczty elektronicznej, ale art. 22(3) par. 4 kp pozwala także na wprowadzenie innego rodzaju kontroli (innego sprzętu lub zasobów), oczywiście po spełnieniu tych samych wymogów prawnych.

23 comments for “Monitoring poczty elektronicznej pracownika (art. 22(3) kp)

  1. Psi_bez_es
    28 maja 2018 at 19:24

    Załóżmy, że w zakładzie pracy korzysta się ze służbowych adresów e-mail. Mamy pracownika, na którego służbowej skrzynce znajdujemy wiadomość wysłaną na zewnętrzną (prywatną) skrzynkę. Powiedzmy, że pracodawca ma słuszne obawy, że pracownik wyprowadził pewne dokumenty (bo np. wiadomość ma tytuł „Tajemnice przedsiębiorstwa” albo załączono do niej zabezpieczone hasłem archiwum rar, które ma nazwę identyczną jak plik z danymi o wynagrodzeniach lub kontrahentach). Pracownik odmawia i dostępu do prywatnej skrzynki, i podania hasła do rozpakowania archiwum. Jak pracodawca może go do tego przymusić? W pozwie poprosić sąd o nakazanie tych czynności pracownikowi? Prosić prokuratora o zobowiązanie hostingodawcy (np. Gmail)?

    • Krajanin
      1 czerwca 2018 at 23:39

      @Olgierd Rudak : Ciekawa sprawa. Chyba nie występujesz przed sadami, bo nie jestes mecenasem, ale może wiesz jak to działa? Czy sąd cywilny może nakazać dostarczenie pozwanemu dowodu na swoją winę? Ewidentnie tytuł wiadomości i zahaslowanie załącznika śmierdzą.

      • Olgierd Rudak
        2 czerwca 2018 at 07:09

        Wnosząc pozew należy przedstawić wszystkie dowody, które się ma oraz wskazać gdzie się znajdując te, których się nie ma. Jeśli sąd uwzględni wniosek, to wezwie „posiadacza” dowodu do jego przedstawienia. W postępowaniu cywilnym nie ma zakazu „samooskarżenia”, więc wezwany ma obowiązek przedstawienia dowodu; odmowa może być potraktowana (tak myślę) jako brak sprostania ciężarowi dowodowemu (art. 6 kc).

        Z drugiej strony myślę, że przesłanka na okoliczność wycieku w postaci tytułu „tajemnice przedsiębiorstwa” to troszkę mało, bo raczej nikt tak by nie oznaczał swojej trefnej korespondencji, więc pracodawca musiałby mieć coś lepszego na powództwo.

  2. 28 maja 2018 at 20:59

    Jeśli monitoring poczty, ma zapewnić zachowanie „tajemnicę korespondencji”, to znaczy iż tak naprawdę nie mamy do czynienia z monitoringiem poczty, ale rejestrem korespondencji – czyli „monitor” może tylko zapisywać kto, do kogo, kiedy, jak dużo (jak duży mail) jest wysyłany. Bo tak naprawdę, nie może już zapisać ani treści, ani tytułu korespondencji.

    • Olgierd Rudak
      29 maja 2018 at 09:04

      Jak zwał, tak zwał — wolno rejestrować ruch, nie wolno treści.
      Treść pewnie i tak jest zapisywana (w końcu poczta pracowa korzysta z pracowego serwera)

  3. Maciej Grabowski
    29 maja 2018 at 08:09

    Jeśli potrzebujesz pomocy z wprowadzeniem RODO, to polecam https://www.[SPAM].pl/

    • Olgierd Rudak
      29 maja 2018 at 08:39

      Mogę prosić o niespamowanie?

  4. RYBY
    29 maja 2018 at 12:09

    „… pozwala na monitorowanie przez pracodawcę SPOSOBU KORZYSTANIA ze służbowej skrzynki email oraz innego sprzętu (komputera, telefonu, łączy internetowych)”
    Myślę, że należy się skupić na tym, tzn. czy wynosi sprzęt poza firmę, czy puszcza łańcuszki szczęścia (wyślij do wielu), czy ogląda streamy, portale społecznościowe itd.
    Jest to stosowane od dawna i nie ma w tym nic nowego.

    • Olgierd Rudak
      29 maja 2018 at 12:20

      Nowe jest pewnie to, że zostało to nazwane przetwarzaniem d.o. z konsekwencjami proceduralnymi (podkreślam, że dotąd informację o przetwarzaniu danych via monitoring wizyjny widziałem raz, a nie każdy miał przecież podstawę w ustawie).

  5. Ja
    29 maja 2018 at 12:53

    dotąd informację o przetwarzaniu danych via monitoring wizyjny widziałem raz
    u nas w piekarni jest informacja i rejestrowaniu wizerunku, na który zgoda może być cofnięta, ale wtedy nie można nic kupić.

    A wracając do tematu – czy analiza treści emaila przez systemy komputerowe (takie jak rozpoznawanie spamu, nielegalnych treści, treści stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa) jest naruszaniem tajemnicy korespondencji?
    I o jakiej tajemnicy korespondencji mówimy, skoro pracownik wysyła email w imieniu pracodawcy, za jego poleceniem i zgodą, więc de facto pracodawca ma prawo i obowiązek sprawdzenia np. formy czy sposobu wykonania jego polecenia?

    • Olgierd Rudak
      29 maja 2018 at 12:58

      O takiej samej tajemnicy korespondencji jak w przypadku wysłania wiadomość na prośbę np. mojej Małżonki lub w jej imieniu. Jeszcze nie jest tak, że działanie na czyjeś polecenie lub za jego zgodą uprawnia do ingerencji w tajemnicę komunikowania się (tj. byłoby, gdyby był przepis wyraźnie to stwierdzający).

      Uważam, że automatyczna analiza treści bez jej ujawnienia nie narusza w.w. tajemnicy korespondencji (podobnie jak nie narusza jej serwer, na którym mam konto pocztowe).

      • Ja
        29 maja 2018 at 21:02

        Jeszcze nie jest tak, że działanie na czyjeś polecenie lub za jego zgodą uprawnia do ingerencji w tajemnicę komunikowania się

        Czy dobrze rozumiem – jeśli szef poleci mi skontaktować się z kontrahentem przez email, a potem zechce zobaczyć co do niego wysłałem to mogę odmówić powołując się na tajemnicę korespondencji?
        Trochę to dziwne, bo na miejscu szefa poleciłbym informatykowi natychmiast zrobić dokładny przegląd dysku z zabezpieczeniem zawartości. Do czego ma całkowite prawo, bo jest to komputer służbowy.

        • Olgierd Rudak
          30 maja 2018 at 10:10

          Tak, można odmówić wglądu w korespondencję powołując się na tajemnicę — ale po co?

          Informatyk może sobie oglądać komputer, ale już wbijać się w korespondencję nie może — j.w.

          • 30 maja 2018 at 11:00

            Czyli nawet nie trzeba stosować kodowania GPR poczty (czy jak to się tam nazywa) lub blokować dostęp do klienta pocztowego hasłem. Bo pracodawca lub inny pracownik pracodawcy (w tym informatyk), po prostu nie może czytać tej poczty i już – prawo nie pozwala.

          • 30 maja 2018 at 11:03

            Ba poszedł bym z pytaniem dalej. Pracodawca w związku z prawem poufności korespondencji, nie może przekierować poczty byłego pracownika, na adres innego pracownika. Powinien całkowicie usunąć taką pocztę (tak by nadawca dostawał mail błędu o braku adresata) lub pozostawić mail, albo ustawić autoresponder informujący, iż pracownik już nie pracuje i prośbą o kontakt na inny adres (w tym ustawić auto kasowanie mail, by nie zapchać skrzynki).

            • Olgierd Rudak
              30 maja 2018 at 11:09

              Literalnie tak to wygląda. Ani RODO, ani nawet ten art. 22(3) par. 2 kp nic tu nie zmienia, bo tajemnica korespondencji jest pojęciem dość dawnym.

    • Mike
      29 maja 2018 at 17:28

      wystarczy wymagać DW czyli być też adresatem

      • Olgierd Rudak
        29 maja 2018 at 17:38

        Przypomina mi się moja przełożona sprzed kilkunastu lat, która przy kluczowym listelu robiła zebranie, by głośno rozważać którego Ważnego Członka Zarządu lub Inną Szychę wpisać w którym polu i w jakiej kolejności ;-)

        • 30 maja 2018 at 00:28

          Nie jestem pewien, czy kolejność ma znaczenie. Tz, czy jest przekazywane odbiorcy, czy przypadkiem po drodze nie jest to sortowane alfabetycznie po domenach itp.

  6. MARTA
    10 września 2018 at 23:33

    Hej a co w przypadku nieobecności pracownika. Czy szef może przekierować maile pracownika na swoją pocztę. Podkreślam że pracownik miał zastępstwo.

    • Olgierd Rudak
      11 września 2018 at 08:57

      Literalnie rzecz ujmując — może, ale może mieć kłopoty jeśli uczyni to bez zgody tego pracownika.

Dodaj komentarz

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.