Monitoring poczty elektronicznej pracownika (art. 22(3) kp)

Wynikająca z nowej ustawy o ochronie danych osobowych regulacja zasad monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy to nie jedyna nowelizacja kodeksu pracy. Począwszy od tego samego 25 maja 2018 r. dopuszczalny jest bowiem monitoring poczty elektronicznej pracownika przez pracodawcę.


monitoring poczty elektronicznej pracownika

Nowa ustawa o ochronie danych osobowych wprowadza przepisy zezwalające na monitoring poczty elektronicznej pracownika. Dotyczy nie tylko leśników! (fot. Olgierd Rudak, CC-BY-SA 3.0)


Znowelizowany kodeks pracy (art. 111 uodo, Dz.U. z 2018 r. poz. 1000) pozwala na monitorowanie przez pracodawcę sposobu korzystania ze służbowej skrzynki email oraz innego sprzętu (komputera, telefonu, łączy internetowych) po pod warunkiem (art. 22(3) kp):

  • że jest to z punktu widzenia pracodawcy konieczne dla takiej organizacji pracy, która pozwala na pełne wykorzystanie czasu pracy (ustawa nie mówi wprost o „kontroli czasu pracy”, ale przecież o to chodzi) oraz kontroli nad sposobem korzystania ze sprzętu powierzonego pracownikowi;
  • sposób prowadzenia monitoringu służbowej poczty elektronicznej nie może polegać na naruszeniu tajemnicy treści korespondencji, której pracownik jest autorem lub adresatem — nie jest zatem dopuszczalne, niezależnie od tego, czy skrzynka jest „służbowa” czy „biurowa”, na ingerencji w przesyłane informacje; pracodawca nie może też naruszać innych dóbr osobistych (np. godności, prywatności, etc.).

art. 22(3) kp
§ 1. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej).
§ 2. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
§ 3. Przepisy art. 22(2) § 6-10 stosuje się odpowiednio.
§ 4. Przepisy § 1-3 stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu niż określone w § 1, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów określonych w § 1.

Ponadto pracodawca, który planuje wprowadzić monitoring poczty elektronicznej pracownika, powinien:

  • niszczyć zapis z monitoringu poczty po 3 miesiącach, chyba że może być użyty jako dowód w postępowaniu (art. 22(3) par. 3 w zw. z art. 22(2) par. 3-5 kp);
  • określać cele, zakres i sposób stosowania kontroli korzystania z emaila w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu;
  • poinformować pracowników o planowanym uruchomieniu monitoringu, najpóźniej na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem — zapewne w tym momencie wypełniając obowiązek wynikający z art. 13 RODO (art. 22(3) par. 3 w zw. z art. 22(2) par. 10 kp);
  • (nie wiem tylko jak oznaczyć teren objęty monitoringiem, art. 22(3) par. 3 w zw. z art. 22(2) par. 9 kp — chyba że „odpowiednie stosowanie” w tym przypadku oznacza niestosowanie przepisu.

Dla jasności: kodeks pracy wprost mówi o monitoringu poczty elektronicznej, ale art. 22(3) par. 4 kp pozwala także na wprowadzenie innego rodzaju kontroli (innego sprzętu lub zasobów), oczywiście po spełnieniu tych samych wymogów prawnych.

23
Dodaj komentarz

avatar
6 Comment threads
17 Thread replies
0 Followers
 
Most reacted comment
Hottest comment thread

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

  Subscribe  
najnowszy najstarszy
Powiadom o
Psi_bez_es
Gość
Psi_bez_es

Załóżmy, że w zakładzie pracy korzysta się ze służbowych adresów e-mail. Mamy pracownika, na którego służbowej skrzynce znajdujemy wiadomość wysłaną na zewnętrzną (prywatną) skrzynkę. Powiedzmy, że pracodawca ma słuszne obawy, że pracownik wyprowadził pewne dokumenty (bo np. wiadomość ma tytuł „Tajemnice przedsiębiorstwa” albo załączono do niej zabezpieczone hasłem archiwum rar, które ma nazwę identyczną jak plik z danymi o wynagrodzeniach lub kontrahentach). Pracownik odmawia i dostępu do prywatnej skrzynki, i podania hasła do rozpakowania archiwum. Jak pracodawca może go do tego przymusić? W pozwie poprosić sąd o nakazanie tych czynności pracownikowi? Prosić prokuratora o zobowiązanie hostingodawcy (np. Gmail)?

Krajanin
Gość
Krajanin

@Olgierd Rudak : Ciekawa sprawa. Chyba nie występujesz przed sadami, bo nie jestes mecenasem, ale może wiesz jak to działa? Czy sąd cywilny może nakazać dostarczenie pozwanemu dowodu na swoją winę? Ewidentnie tytuł wiadomości i zahaslowanie załącznika śmierdzą.

SpeX
Gość

Jeśli monitoring poczty, ma zapewnić zachowanie „tajemnicę korespondencji”, to znaczy iż tak naprawdę nie mamy do czynienia z monitoringiem poczty, ale rejestrem korespondencji – czyli „monitor” może tylko zapisywać kto, do kogo, kiedy, jak dużo (jak duży mail) jest wysyłany. Bo tak naprawdę, nie może już zapisać ani treści, ani tytułu korespondencji.

Maciej Grabowski
Gość
Maciej Grabowski

Jeśli potrzebujesz pomocy z wprowadzeniem RODO, to polecam https://www.[SPAM].pl/

RYBY
Gość
RYBY

„… pozwala na monitorowanie przez pracodawcę SPOSOBU KORZYSTANIA ze służbowej skrzynki email oraz innego sprzętu (komputera, telefonu, łączy internetowych)”
Myślę, że należy się skupić na tym, tzn. czy wynosi sprzęt poza firmę, czy puszcza łańcuszki szczęścia (wyślij do wielu), czy ogląda streamy, portale społecznościowe itd.
Jest to stosowane od dawna i nie ma w tym nic nowego.

Ja
Gość
Ja

dotąd informację o przetwarzaniu danych via monitoring wizyjny widziałem raz
u nas w piekarni jest informacja i rejestrowaniu wizerunku, na który zgoda może być cofnięta, ale wtedy nie można nic kupić.

A wracając do tematu – czy analiza treści emaila przez systemy komputerowe (takie jak rozpoznawanie spamu, nielegalnych treści, treści stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa) jest naruszaniem tajemnicy korespondencji?
I o jakiej tajemnicy korespondencji mówimy, skoro pracownik wysyła email w imieniu pracodawcy, za jego poleceniem i zgodą, więc de facto pracodawca ma prawo i obowiązek sprawdzenia np. formy czy sposobu wykonania jego polecenia?

Mike
Gość
Mike

wystarczy wymagać DW czyli być też adresatem

MARTA
Gość
MARTA

Hej a co w przypadku nieobecności pracownika. Czy szef może przekierować maile pracownika na swoją pocztę. Podkreślam że pracownik miał zastępstwo.