Poniedziałek to tradycyjny dzień z rubryką poświęconą prawu pracy, ale skoro tematem kwartału jest RODO, dziś nie będzie omówki żadnego wyroku, lecz kilka zdań o tym co RODO ma do monitoringu w miejscu pracy?
Tytułem wstępu: nie ma wątpliwości, że RODO wreszcie zauważa i imiennie nazywa monitoring („monitorowanie na dużą skalę miejsc publicznie dostępnych — w szczególności za pomocą urządzeń optyczno-elektronicznych”, motyw 91, 97, art. 35 ust. 3 lit. c RODO) przetwarzaniem danych osobowych. Były dotąd wątpliwości czy używanie kamer notorycznie filmujących miejsca publiczne jest przetwarzaniem danych osobowych (ja ich akurat nie miałem) — teraz już ich nikt mieć nie może (o wpływie RODO na monitoring miejski napiszę może nieco później).
Ponieważ GDPR utrzymuje zasadę, że przetwarzanie danych osobowych może mieć miejsce wyłącznie wówczas, gdy istnieje po temu przesłanka (m.in. zgoda, konieczność wykonania umowy, przepis prawa nakładający taki obowiązek, realizacja celu publicznego, art. 6 ust. 1 RODO), zaś na przetwarzającym spoczywają określone obowiązki informacyjne (art. 12 ust. 1 RODO), z których administrator może być zwolniony poprzez wyraźne uregulowanie prawne (art. 14 ust. 5 lit. c RODO), ustawodawcy, który chce pójść pracodawcom — zamierzającym prowadzić monitoring w zakładzie pracy — na rękę, nie pozostało nic innego, jak określić warunki tego monitoringu w ustawie.
art. 22(2) kp
§ 1. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring).
§ 2. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba, że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego w § 1 i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.
§ 3. Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.
§ 4. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin określony w § 3 ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
§ 5. Po upływie okresów, o których mowa w § 3 lub 4, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe, podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.
§ 6. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
§ 7. Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
§ 8. Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje, o których mowa w § 6.
§ 9. W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.
§ 10. Przepis § 9 nie narusza przepisów art. 12 i art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
I tu przechodzimy do sedna tematu: ustawą taką jest oczywiście kodeks pracy, który po nowelizacji nową ustawą o ochronie danych osobowych z 2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000) jednoznacznie wskazuje, że pracodawca może — ze względu na konieczność zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia lub zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa — wprowadzić monitoring wizyjny na terenie zakładu pracy lub wokół zakładu pracy (art. 22(2) kp).
Monitoring w zakładzie pracy musi spełniać jednak następujące warunki:
- kamery nie mogą być usytuowane w pomieszczeniach socjalnych (sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej) — jeśli jednak jest to uzasadnione realizacją celu wskazanego w par. 22(2) ust. 1 kp, pracodawca może nawet prowadzić monitoring tych miejsc, jednak w taki sposób, by nie było możliwe rozpoznanie osób tam przebywających;
- nagrania z monitoringu mogą być wykorzystywane wyłącznie dla określonego celu, pracodawcy wolno je przechowywać tylko przez 3 miesiące od dnia nagrania, chyba że mają posłużyć jako dowód w postępowaniu; po tym okresie nagrania zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu;
- cel prowadzenia monitoringu, a także jego zakres i sposób zastosowania należy określić w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy, a jeśli pracodawca nie musi ustalać regulaminu pracy — w obwieszczeniu;
- ponadto pracodawca, który decyduje się na monitoring miejsca pracy ma obowiązek poinformować pracowników o jego uruchomieniu co najmniej 2 tygodnie wcześniej oraz oznaczyć kamerowany teren i pomieszczenia (najpóźniej 1 dzień przed jego uruchomieniem) — podając wszystkie informacje wymagane na podstawie art. 13 RODO (art. 22(2) par. 10 kp).
Dla przypomnienia: przepis kodeksu pracy pozwalający na monitoring miejsc pracy obowiązuje od 25 maja 2018 r.