Czy sąd może przetwarzać dane osobowe w aktach prowadzonych spraw? Czy wizerunek osoby fizycznej może stanowić jej dane osobowe? Czy przetwarzanie danych osobowych przez wymiar sprawiedliwości podlega RODO — i czy sposób przetwarzania może oceniać Prezes UODO? (nieprawomocny wyrok WSA w Warszawie z 29 sierpnia 2019 r., II SA/Wa 633/19).
Orzeczenie dotyczyło wniesionej do PUODO skargi mężczyzny, którego zdaniem w aktach jednej ze spraw sądowych umieszczono wydruk ze strony internetowej kancelarii adwokackiej, na której znajduje się fotografia prezentująca jego dane osobowe w postaci wizerunku. Działanie było niezgodne z RODO, ponieważ nigdy nie wyraził na to zgody, zaś wydruk nie został dopuszczony jako dowód, co oznacza, że przetwarzanie było zbędne dla celów postępowania sądowego.
Zdaniem prezesa sądu wydruk w aktach pojawił się w związku z procesem, w którym skarżący występował jako strona pozwana (powód dołączył dokument do pozwu), podstawą przetwarzania danych osobowych skarżącego jest niezbędność dla wypełnienia obowiązku prawnego — zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. c oraz e RODO), zaś po wyłączeniu z akt dokumentu został on schowany do zaklejonej koperty, co oznacza skuteczne zabezpieczenie danych osobowych w rozumieniu art. 24 ust. 1 RODO.
motyw 20 RODO
Niniejsze rozporządzenie ma zastosowanie między innymi do działań sądów i innych organów wymiaru sprawiedliwości, niemniej prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego może doprecyzować operacje i procedury przetwarzania danych osobowych przez sądy i inne organy wymiaru sprawiedliwości. Właściwość organów nadzorczych nie powinna dotyczyć przetwarzania danych osobowych przez sądy w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości -– tak by chronić niezawisłość sprawowania wymiaru sprawiedliwości. Powinna istnieć możliwość powierzenia nadzoru nad takimi operacjami przetwarzania danych specjalnym organom w systemie wymiaru sprawiedliwości państwa członkowskiego, organy te powinny w szczególności zapewnić przestrzeganie przepisów niniejszego rozporządzenia, zwiększać w wymiarze sprawiedliwości wiedzę o jego obowiązkach wynikających z niniejszego rozporządzenia oraz rozpatrywać skargi związane z takim operacjami przetwarzania danych.
Po przeprowadzeniu postępowania prezes PUODO zauważył, że ze względu na niezawisłość sądów przetwarzanie danych osobowych przez wymiar sprawiedliwości — w ramach jego sprawowania — wykluczona jest jakakolwiek ingerencja ze strony organu nadzorczego w tok prowadzonych postępowań (art. 55 ust. 3 RODO). Oznacza to, że przetwarzanie danych osobowych w aktach sądowych nie podlega jego kognicji, przez co nie jest władny do wyrażenia jakiejkolwiek oceny — zatem postępowanie zostało umorzone.
art. 55 ust. 3 RODO
Organy nadzorcze nie są właściwe do nadzorowania operacji przetwarzania dokonywanych przez sądy w ramach sprawowania przez nie wymiaru sprawiedliwości.
W skardze na decyzję mężczyzna zarzucił, iż PUODO nie uzasadnił dlaczego uważa, że włączenie jego wizerunku do akt sprawy ma związek ze sprawowaniem wymiaru sprawiedliwości przez sąd powszechny — skoro wydruk nie został uznany za dowód w sprawie, to nie służy rozstrzygnięciu sporu (wszakże sam sąd uznał, że zdjęcie jest zbędne dla rozstrzygnięcia procesu), przeto nie ma związku ze sprawowaniem wymiaru sprawiedliwości.
WSA podzielił stanowisko urzędu i oddalił skargę: skoro przetwarzanie danych osobowych przez wymiar sprawiedliwości (art. 175 ust. 1 Konstytucji) nie podlega nadzorowi ze strony organu ochrony danych, to — postępując zgodnie z zasadą legalizmu — PUODO nie mógł wydać decyzji merytorycznej, niezależnie od tego czy zdaniem skarżącego jego wizerunek w aktach ma związek z procesem czy nie. Niezależnie zatem od tego czy na konkretnym etapie postępowania cywilnego sąd uznał, że fotografia nie stanowi dowodu, to nie dość, że może zmienić zdanie, sąd odwoławczy zawsze musi mieć prawo analizy całości zgromadzonych materiałów (art. 382 kpc); ba, od listopada 2019 r. każdy dokument w aktach lub dołączony do stanowi dowód w sprawie (art. 243(2) kpc).
Oznacza to, że owszem, RODO ma zastosowanie do przetwarzania danych przez sądy — ale PUODO nie jest uprawniony do podejmowania jakichkolwiek czynności w odniesieniu do zgromadzonych przez sądy, w związku z rozpoznawanymi sprawami, danych osobowych, niezależnie od tego czy stanowią one dowód w postępowaniu. Niezależnie zatem od tego, że fotografia prezentująca wizerunek skarżącego jest czy nie jest dowodem, decyzja o umorzeniu postępowania była prawidłowa.