Czy doręczenie decyzji odmawiającej prawa do zwolnienia ze składek może nastąpić przez PUE ZUS bez wyraźnej zgody płatnika? Czy decyzja udostępniona na profilu PUE w ogóle może być traktowana jako prawidłowo doręczona? I wcale nie na marginesie: czy w przypadku nadpłaty składek na ubezpieczenie społeczne ZUS może po prostu odmówić zwolnienia, czy jednak — biorąc pod uwagę sprzeczność przepisów — powinien wysłuchać stronę przed wydaniem decyzji odmownej? (nieprawomocny wyrok WSA w Olsztynie z 28 października 2020 r., I SA/Ol 531/20).
Sprawa dotyczyła skargi prowadzącej działalność gospodarczą na decyzję ZUS odmawiającą zwolnienia ze składek na ubezpieczenia społeczne ze względu na ich opłacenie. Uznając, iż wniosek o zwolnienie z opłacenia należności jest bezprzedmiotowy, organ umorzył postępowanie.
W skardze na tę decyzję przedsiębiorczyni wskazała, że decyzja nigdy nie została jej doręczona i widnieje tylko na Platformie Usług Elektronicznych ZUS a przecież nigdy nie wyraziła zgody na przesyłanie korespondencji w ten sposób. Co więcej wadliwa była treść decyzji, która ani nie została podpisana, nie zawierała imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do jej wydania, ani też nie miała formy dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym — czego skutkiem jest jej nieważność. Co więcej ZUS powinien zawiadomić płatnika o kwocie nadpłaconych składek i ewentualnie je zwrócić, zatem po stronie organu doszło do opieszałości, zaś przed wydaniem zaskarżonej decyzji nie umożliwiono stronie wypowiedzenia się i wyjaśnienia nadpłaty.
art. 15zzzzzn ustawy w/s COVID-19
W okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, w szczególności, gdy urząd administracji obsługujący organ administracji publicznej wykonuje zadania w sposób wyłączający bezpośrednią obsługę interesantów, organ administracji publicznej:
1) może odstąpić od zasady określonej w art. 10 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. — Kodeks postępowania administracyjnego także w przypadku, gdy wszystkie strony zrzekły się swego prawa;
2) może zapewnić stronie udostępnienie akt sprawy lub poszczególnych dokumentów stanowiących akta sprawy również za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną na adres wskazany w rejestrze danych kontaktowych, o którym mowa w art. 20j ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne lub inny adres elektroniczny wskazany przez stronę;
3) może przeprowadzić czynność w toku postępowania wymagającego zgodnie z przepisami prawa osobistego stawiennictwa, również przez udostępnienie przez stronę lub innego uczestnika postępowania swojego wizerunku w czasie rzeczywistym, za pośrednictwem transmisji audiowizualnej, o ile przemawia za tym interes strony, a organ prowadzący postępowanie wyraził na to zgodę.
Zdaniem ZUS skarga była bezzasadna, ponieważ na koniec 2019 r. na koncie firmy była nadpłata (22 tys. złotych!), która podlega zaliczeniu na poczet kolejnych należności, pod warunkiem, że płatnik nie wystąpi o jej zwrot. Sama decyzja odmowna została udostępniona na profilu PUE ZUS i przez kolejne dwa miesiące nie została odebrana; decyzja taka ma formę pisma elektronicznego, nie byłoby możliwe jej skuteczne wydanie gdyby osoba nie była uprawniona do jej wydania, zaś wraz z podglądem decyzji płatnikowi udostępniany jest dokument elektroniczny opatrzony podpisem kwalifikowanym. Równocześnie ZUS zauważył, że istnieje projekt ustawy przewidujący zwolnienie także z zapłaconych składek.
art. 39(1) par. 1 kodeksu postępowania administracyjnego
Doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania spełni jeden z następujących warunków:
1) złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej;
2) wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny;
3) wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny.
Wojewódzki Sąd Administracyjny nie podzielił wszystkich zarzutów: po pierwsze generalną zasadą jest, iż złożenie podania przez stronę drogą elektroniczną oznacza doręczanie pism przy użyciu środków komunikacji elektronicznej; po drugie pandemia koronawirusa wymusiła zastosowanie rozwiązań ograniczających czynny udział stron w postępowaniach administracyjnych i udostępnianie dokumentów za pomocą środków komunikacji elektronicznej; po trzecie wreszcie w przypadku płatnika, który utworzył konto w systemie PUE, informacje udostępniane są wyłącznie w ramach tego profilu (art. 31zq ust. 5 ustawy w/s COVID-19). Oznacza to, że w toku postępowania organ mógł odstąpić od wysłuchania i wydać decyzję bez udziału strony, zaś doręczenie decyzji przez PUE ZUS było prawidłowe i skuteczne.
Niezależnie od tego WSA przychylił się do stanowiska przedsiębiorczyni i uchylił decyzję odmowną.
W obiegu funkcjonują różne normy prawne, różnie określające zasady rozliczania nadpłaty na ubezpieczenia społeczne:
- określoną kolejność zaliczania tych kwot na poszczególne fundusze przewiduje par. 13 rozporządzenia w/s szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany ZUS (Dz.U. z 2008 r. nr 78 poz 465);
- ale już ordynacja podatkowa nakazuje rozliczenie wpłaty zgodnie ze wskazaniem płatnika, a jeśli płatnik nie określił tytułu wpłaty — na poczet należności o najwcześniejszym terminie płatności (art. 62 par. 1 op w zw. z art. 31 usus).
Oznacza to, że skoro płatnik miał saldo dodatnie na koncie, ale złożył wniosek o zwolnienie z obowiązku uregulowania składek, ZUS powinien był przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, w celu ustalenia — przy udziale strony — zasad zaliczenia nadpłaty. Obowiązek taki wywodzić należy także z obowiązku stania na straży praworządności i podejmowania wszystkich czynności niezbędnych do ustalenia stanu faktycznego sprawy, włącznie z prowadzeniem postępowania dowodowego z urzędu (art. 7 kpa), zwłaszcza, że późniejsze nowelizacje przepisów wprost pozwoliły na zwolnienie ze składek nawet po ich nadpłaceniu.
Te właśnie okoliczności ZUS będzie musiał wziąć pod uwagę przy ponownym rozpatrywaniu wniosku o zwolnienie ze składek.