Czy można wnosić podania do urzędu w formacie pliku XML? Czy jednak dokument zapisany w takiej postaci może być uznany za nieczytelny? Czy brak reakcji na takie podanie oznacza bezczynność organu? I, wcale nie na marginesie: skąd biorą się pliki o nazwie Skarga.pdf.xml? (nieprawomocny wyrok WSA w Warszawie z 17 grudnia 2020 r., II SAB/Wa 553/20).
Sprawa dotyczyła skargi na bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który nie rozpoznał złożonej skargi na przetwarzanie danych osobowych w należytym terminie.
art. 62 ustawy o ochronie danych osobowych
W przypadku, o którym mowa w art. 36 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. — Kodeks postępowania administracyjnego, Prezes Urzędu, zawiadamiając strony o niezałatwieniu sprawy w terminie, jest obowiązany również poinformować o stanie sprawy i przeprowadzonych w jej toku czynnościach.
Zaczęło się od wniesienia przez obywatela skargi do PUODO na Ministra Cyfryzacj. Skarga wpłynęła, poprzez platformę ePUAP miała postać załączonego do pisma pliku o nazwie Skarga.pdf.xml. Po otwarciu pliku oczom urzędnika ukazał się „ciąg liter wraz z liczbami, który nie stanowi żadnej logicznej treści”, więc sprawa poleciała ad acta. Skarżący wniósł ponaglenie, toteż organ wezwał go do uzupełnienia braków formalnych skargi poprzez nadesłanie jej w formacie umożliwiającym odczytanie treści i wskazanie adresu „poczty tradycyjnej”. W odpowiedzi skarżący powołał się na rozporządzenie w/s Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247), zgodnie z którym organy są zobowiązane do przyjmowania dokumentów elektronicznych w formacie XML — przeto obywatel ma prawo składać do urzędu pisma w tym formacie pliku. Pismo powstało w formacie PDF, ale po podpisaniu go przy użyciu podpisu zaufanego zostało przekształcone do formatu XML, zaś bezpłatnie zweryfikować podpis i zapoznać się z treścią dokumentu można na stronie https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany).
Sprawa nadal nie drgnęła, zatem obywatel wniósł do WSA skargę na bezczynność organu i naruszenie art. 62 uodo; w tym momencie PUODO odpisał skarżącemu, że podanie pozostawiono bez rozpoznania ze względu na nieuzupełnienie błędów formalnych pisma (art. 64 par. 2 kpa) — a w odpowiedzi na skargę podniesiono, że skarga na Ministra Cyfryzacji została zapisana w formacie umożliwiającym odczytanie treści.
Wojewódzki Sąd Administracyjny przypomniał, iż bezczynność organu polega na braku reakcji na wniosek. Skoro więc PUODO zobaczył, że po otwarciu pliku skarga.pdf.xml nie da się odczytać jego treści, a następnie wysłał wezwanie do usunięcia braków formalnych skargi, w tym podanie adresu pocztowego, wyznaczając w tym celu 7-dniowy termin — zaś interesant nie zastosował się do pouczenia — to nie można zarzucać mu bezczynności lub naruszenia art. 62 ust. 2 uodo. Niezależnie od tego WSA zauważył, iż zwłoka organu nadzorczego może być przedmiotem odwołania do sądu po upływie 3 miesięcy (art. 78 ust. 2 RODO), co jednak wcale nie oznacza, że PUODO musi zamknąć sprawę w tym terminie.
Zamiast komentarza: to jedna z tych spraw, której bez wodki nie razbieriosz. Zaczynając od małego rewersendżineringu: przeciągnąłem plik PDF przez w/w serwis, opatrzenie go podpisem zaufanym zwróciło normalny plik PDF z gustowną sygnaturą (ładniejsza, a na pewno bardziej logiczna, niż po zastosowaniu aplikacji eDO app). Przygotowałem więc własny plik skarga.xml, po złożeniu podpisu zaufanego otrzymałem analogiczny plik XML; dwuklik oczywiście skończył się otwarciem w notatniku, dzięki czemu znalazłem następujące linijki:
<ds:X509IssuerName>CN=Centrum Kwalifikowane EuroCert,O=EuroCert Sp. z o.o.,C=PL,2.5.4.97=#0c10564154504c2d39353132333532333739</ds:X509IssuerName <ds:X509SerialNumber>15482827595473316349486510539813595370831123</ds:X509SerialNumber>
Drugi ciekawy aspekt: czy okoliczność, że urzędnik nie umie sobie poradzić z otwarciem określonego dokumentu uprawnia go do wezwania strony do przesłania pisma w „czytelnym” formacie? (Niedawno skarżył mi się P.T. Czytelnik, że urzędnik odmówił przyjęcia pisma podpisanego podpisem osobistym — zażądał formy papierowej lub podpisu kwalifikowanego — było nie było wbrew art. 12d ust. 1 ustawy o dowodach osobistych.)