Czy PUODO ma obowiązek przekazywać stronie kopie dokumentów z akt prowadzonego postępowania dotyczącego nieprawidłowości w przetwarzaniu danych osobowych? Czy jednak wgląd w akta sprawy należy rozumieć dosłownie, zaś sporządzanie kopii jest możliwe, ale tylko własnoręcznie, przez stronę? (nieprawomocny wyrok WSA w Warszawie z 11 marca 2021 r., II SA/Wa 1439/20).
Orzeczenie stanowi odprysk prowadzonego przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych postępowania dotyczącego złożonej skargi na nieprawidłowości w przetwarzaniu przez policję danych osobowych zgromadzonych w CEPiK. W toku postępowania skarżąca zawnioskowała o przesłanie kserokopii paru dokumentów z akt jako niezbędnych do przedstawienia w prokuraturze, która wszczęła postępowanie w sprawie przekroczenia uprawnień przez funkcjonariusza. Jednak PUODO stwierdził, że prawo zapoznania się z treścią akt sprowadza się do umożliwienia wglądu w urzędzie, ale organ nie ma obowiązku tworzyć kopii i wysyłać ich do strony w jakikolwiek sposób (zawsze może natomiast działać przez pełnomocnika). Owszem, stronie postępowania przysługuje możliwość żądania wydania uwierzytelnionych odpisów lub kopii akt, jednak prawo to jest uzależnione od wykazania ważnego interesu, który podlega ocenie organu — co sumarycznie pozwoliło odmówić uwzględnienia wniosku.
art. 73 kodeksu postępowania administracyjnego
§ 1. Strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania.
§ 1a. Czynności określone w § 1 są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu.
§ 1b. Wgląd w akta sprawy w przypadku, o którym mowa w art. 236 § 2, następuje z pominięciem danych osobowych osoby składającej skargę.
§ 2. Strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony.
§ 3. Organ administracji publicznej może zapewnić stronie dokonanie czynności, o których mowa w § 1, w swoim systemie teleinformatycznym, po uwierzytelnieniu strony w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
W skardze na odmowę kobieta podkreśliła, że wniosek dotyczył zwykłych kopii dokumentów, a nie uwierzytelnionych dokumentów, zatem nie miała obowiązku wykazywać istnienia ważnego interesu, zaś w orzecznictwie przyjęto, że w ramach udostępniania akt mieści się także sporządzanie kopii przez urząd. Tak czy inaczej urząd powinien po prostu udostępnić dokumenty poprzez system teleinformatyczny.
W odpowiedzi na skargę PUODO wskazał, że wgląd w akta sprawy poprzez system teleinformatyczny (art. 73 par. 3 kpa) nie jest obligatoryjny, a co więcej po otrzymaniu odmowy skarżąca osobiście pofatygowała się do biura i sporządziła kopie materiałów we własnym zakresie, co wyklucza jakiekolwiek zarzuty naruszenia praw przysługujących stronie.
Wojewódzki Sąd Administracyjny przypomniał, że prawo do wglądu w akta sprawy i sporządzania notatek kopii lub odpisów budziło pewne wątpliwości w orzecznictwie, finalnie jednak przeważył pogląd, iż prawo do zapoznania się z aktami obejmuje także sporządzanie przez organ, na wniosek strony — w sposób wynikający z możliwości technicznych i organizacyjnych — kopii dokumentacji (uchwała NSA z 8 października 2018 r., I OPS 1/18). Wynika to z oceny, że prawo to służy przede wszystkim urzeczywistnieniu zasady jawności postępowania wobec strony i czynnego udziału strony. Należy przy tym brać pod uwagę także postęp techniczny od czasu uchwalenia kodeksu postępowania administracyjnego do czasów współczesnych, a to dlatego, że
Rozwój technologiczny sprzyja obywatelowi, pozwala bowiem na bardziej sprawne i efektywne kontakty z administracją. Jest to szczególnie ważne przy tak szybkim tempie rozwoju otaczającego świata. W tym celu mogą być użyte, zatem wszelkie urządzenia służące do zapisywania materiałów, w tym skanery, cyfrowe aparaty fotograficzne, kopiarki, pod warunkiem, że nie zniszczą struktury utrwalanych dokumentów.
Nie oznacza to jednak obowiązku przekształcania dokumentów z akt sprawy do postaci cyfrowej i udostępniania ich za pomocą jakiegokolwiek środka komunikacji elektronicznej (np. listelem) — aczkolwiek odmowa realizacji prawa do wglądu w akta w sposób określony w art. 73 par. 3 kpa wymaga także szczegółowego uzasadnienia.
Rzecz jasna koszty sporządzania kopii dokumentów z akt sprawy powinny obciążać stronę (art. 262 par. 1 pkt 2 kpa) — natomiast odmowa podyktowana może być tylko uzasadnionym argumentem odnoszącym się do konkretnych utrudnień (brak niezbędnego sprzętu, znaczna liczba dokumentów do skopiowania). Przesłanką odmowy może być także „oczywiste i świadome” nadużywanie prawa do wglądu w akta sprawy — organ nie jest zobowiązany do każdorazowego uwzględniania takiego wniosku.
Sumarycznie pozwoliło to na wniosek, iż PUDO nie wykazał w sposób należyty, iżby odmowa skopiowania dokumentów z akt sprawy dotyczącej nieprawidłowości w przetwarzaniu danych osobowych była należycie uzasadniona — stąd też postanowienie podlegało uchyleniu.