Czy określony w kodeksie pracy wymóg dokonania określonej czynności w formie pisemnej oznacza, że pracodawca może przesyłać oświadczenia pocztą elektroniczną? Czy jednak forma pisemna w prawie pracy musi być rozumiana dosłownie: jako papier z odręcznym podpisem?
wyrok Sądu Najwyższego z 21 stycznia 2021 r. (III PSKP 2/21)
Ustawodawca nie pozostawia swobody co do konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę w formie pisemnej (art. 300 kp). Wynika to z wskazanej odrębności art. 38 kp, który ma samodzielne znaczenie w zakresie szczególnej instytucji konsultacji związkowej w prawie pracy, ze względu na ochronę zatrudnienia. Przepis wyznacza normę sankcjonowaną, składającą się na specjalną procedurę, dlatego określona w niej forma jest wiążąca a nie dowolna. Chodzi więc o dotychczasowe rozumienie formy pisemnej, czyli ujętej tradycyjnie na papierze z podpisem osoby lub przedstawiciela pracodawcy.
Sprawa dotyczyła odwołania pracownika od wypowiedzenia warunków umowy o pracę. Sąd I instancji uwzględnił powództwo i zasądził na rzecz powoda odszkodowanie; bardziej surowy w ocenie uchybień pracodawcy był sąd odwoławczy, który m.in. ocenił, iż wymiana korespondencji elektronicznej ze związkami zawodowymi nie spełnia wymogu zachowania formy pisemnej — bo listel może być co najwyżej traktowany jako dokumentowa forma czynności — przez co orzekł o przywróceniu poprzednich warunków pracy i płacy.
art. 38 par. 1 kodeksu pracy
O zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony pracodawca zawiadamia na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową, podając przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy.
W skardze kasacyjnej pracodawca zarzucił m.in., że konsultacje związkowe nie są czynnością prawną, zatem nie mają zastosowania przepisy kodeksu cywilnego o pisemnej formie czynności prawnej, co oznacza, iż nie ma przeszkód, by dokonać ich w formie dokumentowej.
art. 78 par. 1 kodeksu cywilnego
Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.
Odnosząc się do tych argumentów Sąd Najwyższy przypomniał, że obligatoryjna konsultacja związkowa nie jest czynnością prawną — jest nią dopiero samo składane pracownikowi wypowiedzenie. W orzecznictwie przyjmuje się, że niezachowanie formy pisemnej konsultacji zamiaru wypowiedzenia zmieniającego może być podstawą uwzględnienia roszczeń pracownika (uchwała SN z 19 maja 1978 r., V PZP 6/77). Tryb przeprowadzenia konsultacji związkowych został uregulowany w kodeksie pracy kompleksowo, zatem nie ma podstaw do posiłkowego stosowania przepisów kodeksu cywilnego, zaś zastrzeżenie w art. 38 kp formy pisemnej ma rygor nie tyle dowodowy, ile wynika z funkcji ochronnej prawa pracy — ma zapewnić prawidłowe zawiadomienie organizacji związkowej, czyli procedury, w której pracownik nie wie i w niej nie uczestniczy.
Oznacza to, że chociaż wymiana korespondencji pocztą elektroniczną może spełniać wymogi określone w art. 77(2) kc, która jest czymś oczywiście innym niż pisemna forma czynności prawnej (art. 78 kc), zatem niezależnie od tego, iż wcześniejsze orzecznictwo dopuszczało np. wypowiedzenie umowy o pracę faksem (uchwała SN z 2 października 2002 r., III PZP 17/02) lub w wysłanym listelu (wyrok SN z 18 stycznia 2007 r., II PK 178/06; wyrok SN z 24 sierpnia 2009 r., I PK 58/09), nowelizacja kodeksu cywilnego z 2016 r. potwierdza, że „prawodawca nie odstąpił od zwykłej formy pisemnej przyjętej w dotychczasowych regulacjach, których nie zmienił” — co oznacza, że należy stosować się do tradycyjnego pojmowania pojęcia „na piśmie”: jako dokumentu sporządzonego na papierze, z odręcznym podpisem pracodawcy lub przełożonego.
(Niezależnie od tego SN uznał, że z innych względów sprawa jest na tyle niejasna, że wyrok należy uchylić i zwrócić do ponownego rozpoznania.)
Zamiast komentarza: w sumie to bardzo ciekawe, że dopiero zmiana prawa — pojawienie się dokumentowej formy czynności prawnej — przekonała SN, że wcześniejszy pogląd, iż forma pisemna w prawie pracy nie wyklucza składania oświadczeń fakstem lub listelem się zdezaktualizował; mnie się wydaje, że albo był on błędny od samego początku, albo jest nadal prawidłowy. Szkoda też, że choćby na marginesie uzasadnienia nie pojawiło się odniesienie do czynności dokonanych z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego — bo literalnie z wywodów wynika, iż SN nie dopuszcza także formy elektronicznej (i jej skutków określonych w art. 78(1) par. 2 kc).
Natomiast muszę przyznać, że nie od dziś w takich momentach głowię się nad znaczeniem różnicy pomiędzy sformułowaniem „forma pisemna” versus „na piśmie” — czy to tylko synonimy? A jeśli tak (lub nie), to jakie ma znaczenie, że nieszczęsna ustawa o doręczeniach elektronicznych dość gruntownie zmienia frazy „w formie pisemnej” czy „pisemnie” na „sporządzone na piśmie”, zwłaszcza, że tylko w niektórych przepisach jest dopowiedziane, że chodzi o dokumenty „sporządzane na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej”?