Ustawa o doręczeniach elektronicznych — czyli kiedy urzędy będą przesyłać do nas korespondencję listelem?

Krótko i na temat, ale warto przypomnieć, że to dziś (po perypetiach) wchodzi w życie ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2320). Przepisom o elektronicznym doręczaniu korespondencji poświęciłem nieco uwagi na tutejszych łamach na etapie jej projektowania, od tamtego czasu minęło jednak sporo czasu, zatem to chyba dobry moment, żeby pokrótce odświeżyć temat.

W punktach, bo tak najprościej:

• ustawa o doręczeniach elektronicznych wprowadza kilka nowych pojęć: doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej, a także kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego do wymiany korespondencji z podmiotami publicznymi;
• podstawowa zasada brzmi: wysyłka przez podmiot publiczne korespondencji wymagającej potwierdzenia nadania lub odbioru następuje na adres do doręczeń elektronicznych;

• doręczenie hybrydowe zarezerwowane jest na sytuacje, kiedy adresat został pozbawiony wolności lub nie ma możliwości doręczenia przesyłki na adres widniejący w bazie adresów elektronicznych (od każdej reguły są wyjątki, a te określa art. 6 ustawy);
• dlatego wszystkie podmioty publiczne (do których zaliczają się nie tylko urzędy), a także m.in. przedsiębiorcy wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego i CEIDG, adwokaci, radcowie prawni, rejenci, etc., etc., będą mieli obowiązek posiadać adres do doręczeń elektronicznych służący do korzystania z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 8-9 ustawy); inne podmioty adres taki posiadać mogą, ale nie muszą (art. 10 ustawy), zasadniczo tylko one mogą zrezygnować z usługi, co wcale nie musi oznaczać rezygnacji z adresu (art. 23-24 ustawy — to jeden z tych przypadków, kiedy czytanie przepisów nie wystarczy, żeby dokładnie zrozumieć co autor chciał przez to powiedzieć);
• ustawa o doręczeniach elektronicznych stanowi, iż utworzenie skrzynki odbiorczej i wpisanie adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych jest równoznaczne z żądaniem przesyłania wszelkiej korespondencji przez podmioty publiczne;

• adresy do doręczeń elektronicznych tworzyć będzie minister informatyzacji — na podstawie wniosku lub automatycznie (to po wpisaniu podmiotu do KRS lub CEIDG);
• każdy podmiot publiczny i podmiot niepubliczny niebędący osobą fizyczną musi wyznaczyć administratora skrzynki doręczeń, odbiorcy będący osobami fizycznymi co do zasady będą zajmować się tym sami; aktywacja adresu będzie wymagała uwierzytelnienia online;
• wszystkie adresy do doręczeń elektronicznych będą gromadzone w prowadzonej przez ministerstwo informatyzacji bazie adresów elektronicznych — rejestrze publicznym (art. 25 ustawy); adresy będą wpisywane do bazy „automatycznie” lub na podstawie wniosku; adresy będą także przekazywane z bazy do KRS i CEIDG (art. 31 ustawy); w bazie będzie można wyszukać podmioty po określonych danych (m.in. po firmie, numerze REGON, NIP i KRS, imieniu i nazwisku, etc.), przy czym tylko dane podmiotów publicznych będą jawne, zaś dane osób fizycznych będą udostępniane wyłącznie podmiotom publicznym (art. 60 ustawy);
• utworzenie i wpisanie do rejestru adresów do doręczeń nie oznacza, że każdy będzie mógł każdemu wysłać wiadomość bezpośrednio na jego adres — obowiązek świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego spoczywać będzie na barkach operatora wyznaczonego (czytaj: Poczty Polskiej); świadczenie usługi będzie wymagało spełnienia ustawowych standardów (art. 26a ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej), zaś operator będzie musiał świadczyć ją „po przystępnych cenach”;
• kluczem dla bezpieczeństwa przesyłek ma być m.in.: identyfikacja nadawcy przed wysłaniem danych, identyfikacja adresata przed dostarczeniem danych oraz zabezpieczenie danych w sposób wykluczający możliwość niewykrywalnej modyfikacji; na operatorze spoczywać będą określone obowiązki w zakresie gwarantowanej dostępności skrzynek doręczeń oraz przechowywania danych w ramach gwarantowanej pojemności skrzynek (zgodnie z rozporządzeniem jest to 30 GB dla podmiotów publicznych i 2 GB dla podmiotów niepublicznych, z obowiązkiem monitorowania zapełnienia, Dz.U. z 2021 r. poz. 1202);

• każda przesyłka będzie opatrzona dowodem wysłania i otrzymania, włącznie z automagicznym obliczeniem 14-dniowego terminu na podjęcie korespondencji po jej awizacji; ustawa o doręczeniach elektronicznych przyjmuje, że dowód otrzymania przesyłki jest wystawiany po: (i) odebraniu korespondencji — w przypadku podmiotu niepublicznego; (ii) wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych — jeśli adresatem jest podmiot publiczny; (iii) upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny do odbiorcy będącego podmiotem niepublicznym, jeśli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu (art. 42 ust. 3 ustawy tworzy klasyczną fikcja doręczenia);
• świadczenie usługi hybrydowej polegać będzie na zautomatyzowanym „przekształceniu” przez Pocztę Polsą — czyli wydrukowaniu i zapakowaniu do koperty — wysłanego przez podmiot publiczny dokumentu elektronicznego w zwykłą przesyłkę listową;

• w przypadku drukowania listów (z „należytą starannością i jakością techniczną”) operator pocztowy będzie miał obowiązek: zachować tajemnicę korespondencji, dołączyć wydruk wyniku weryfikacji e-podpisu lub pieczęci elektronicznej nadawcy albo potwierdzić, że integralność i pochodzenie dokumentu gwarantują środki identyfikacji elektronicznej (szczegółowy sposób drukowania korespondencji określa rozporządzenie, Dz.U. z 2021 r. poz. 1503);
• opłaty, opłaty: samo założenie i posiadanie skrzynki jest gratis, odpłatne będzie wyłącznie korzystanie z niej — przekazywanie korespondencji przy użyciu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej;
• wysokość tych opłat powinien określić minister w rozporządzeniu — i określił: za PURDE płacić będziemy „nie więcej niż 45% opłaty za najtańszą przesyłkę poleconą z potwierdzeniem odbioru” określonej w cenniku (plus VAT), za PUH nie więcej niż 71% należności wynikającej z cennika (Dz.U. z 2021 r. poz. 1611);
• „nie podlega opłacie” natomiast przesyłanie korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi przy użyciu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego — dla porównania przekazywanie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego przez podmiot niepubliczny do podmiotu publicznego jest „z opłaty zwolnione” (art. 52 ust. 1-4; moje pytanie: jaka jest różnica między „nie podlega opłacie” a „z opłaty jest zwolnione”?).

I teraz to, co tygrysy lubią najbardziej:

• ustawa o doręczeniach elektronicznych weszła w życie 5 października 2021 r.;
• jednak realne terminy wdrożenia różnią się w zależności od podmiotu: (i) organy administracji rządowej, organy władzy publicznej („w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa”), ZUS, KRUS i NFZ mają obowiązek stosować przepisy o doręczaniu korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej od 5 lipca 2022 r.; (ii) inne (enumeratywnie wyliczone) podmioty publiczne będą musiały dostosować się do ustawy od 1 stycznia 2023 r; (iii) jednostki samorządu terytorialnego wdrażają część pt. doręczenie elektroniczne od 1 stycznia 2024 r., a doręczenie hybrydowe od 1 października 2029 r.; (iv) sądy, trybunały, prokuratura, komornicy, organy ścigania i Służba Więzienna — od 1 października 2029 r; (v) natomiast „inne niż wymienione” podmioty publiczne — od 1 stycznia 2025 r. (art. 155 ustawy);
• datami utworzenia skrzynek przez przedsiębiorców wpisanych do KRS i CEIDG zajmę się wkrótce, w odrębnym tekście;
• jednak do „czasu zaistnienia obowiązku stosowania niniejszej ustawy” przez podmioty publiczne wszystkie osoby fizyczne lub podmioty niepubliczne będą mogły wysyłać im korespondencję via ePUAP (art. 147 ust. 2 ustawy).

Dla jasności: ustawa o doręczeniach elektronicznych nowelizuje także szereg innych przepisów i ustaw — co oznacza, że temat jeszcze z tutejszych łamów przez jakiś czas nie zniknie.

Zamiast komentarza: jeśli zamęt i rozpierducha będą nie większe niż z wdrożeniem systemu e-TOLL — to będzie sukces niebotyczny.