Ustawa o doręczeniach elektronicznych — czyli kiedy urzędy będą przesyłać do nas korespondencję listelem?

Krótko i na temat, ale warto przypomnieć, że to dziś (po perypetiach) wchodzi w życie ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2320). Przepisom o elektronicznym doręczaniu korespondencji poświęciłem nieco uwagi na tutejszych łamach na etapie jej projektowania, od tamtego czasu minęło jednak sporo czasu, zatem to chyba dobry moment, żeby pokrótce odświeżyć temat.

W punktach, bo tak najprościej:

  • ustawa o doręczeniach elektronicznych wprowadza kilka nowych pojęć: doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej, a także kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego do wymiany korespondencji z podmiotami publicznymi;
  • podstawowa zasada brzmi: wysyłka przez podmiot publiczne korespondencji wymagającej potwierdzenia nadania lub odbioru następuje na adres do doręczeń elektronicznych;

art. 4 ustawy o doręczeniach elektronicznych
1. Podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych.
2. W przypadku gdy adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego nie został wpisany do bazy adresów elektronicznych, doręczenie korespondencji następuje na adres do doręczeń elektronicznych, z którego podmiot niepubliczny nadał korespondencję.

  • doręczenie hybrydowe zarezerwowane jest na sytuacje, kiedy adresat został pozbawiony wolności lub nie ma możliwości doręczenia przesyłki na adres widniejący w bazie adresów elektronicznych (od każdej reguły są wyjątki, a te określa art. 6 ustawy);
  • dlatego wszystkie podmioty publiczne (do których zaliczają się nie tylko urzędy), a także m.in. przedsiębiorcy wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego i CEIDG, adwokaci, radcowie prawni, rejenci, etc., etc., będą mieli obowiązek posiadać adres do doręczeń elektronicznych służący do korzystania z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 8-9 ustawy); inne podmioty adres taki posiadać mogą, ale nie muszą (art. 10 ustawy), zasadniczo tylko one mogą zrezygnować z usługi, co wcale nie musi oznaczać rezygnacji z adresu (art. 23-24 ustawy — to jeden z tych przypadków, kiedy czytanie przepisów nie wystarczy, żeby dokładnie zrozumieć co autor chciał przez to powiedzieć);
  • ustawa o doręczeniach elektronicznych stanowi, iż utworzenie skrzynki odbiorczej i wpisanie adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych jest równoznaczne z żądaniem przesyłania wszelkiej korespondencji przez podmioty publiczne;

art. 7 ust. 1 ustawy
Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres.

  • adresy do doręczeń elektronicznych tworzyć będzie minister informatyzacji — na podstawie wniosku lub automatycznie (to po wpisaniu podmiotu do KRS lub CEIDG);
  • każdy podmiot publiczny i podmiot niepubliczny niebędący osobą fizyczną musi wyznaczyć administratora skrzynki doręczeń, odbiorcy będący osobami fizycznymi co do zasady będą zajmować się tym sami; aktywacja adresu będzie wymagała uwierzytelnienia online;
  • wszystkie adresy do doręczeń elektronicznych będą gromadzone w prowadzonej przez ministerstwo informatyzacji bazie adresów elektronicznych — rejestrze publicznym (art. 25 ustawy); adresy będą wpisywane do bazy „automatycznie” lub na podstawie wniosku; adresy będą także przekazywane z bazy do KRS i CEIDG (art. 31 ustawy); w bazie będzie można wyszukać podmioty po określonych danych (m.in. po firmie, numerze REGON, NIP i KRS, imieniu i nazwisku, etc.), przy czym tylko dane podmiotów publicznych będą jawne, zaś dane osób fizycznych będą udostępniane wyłącznie podmiotom publicznym (art. 60 ustawy);
  • utworzenie i wpisanie do rejestru adresów do doręczeń nie oznacza, że każdy będzie mógł każdemu wysłać wiadomość bezpośrednio na jego adres — obowiązek świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego spoczywać będzie na barkach operatora wyznaczonego (czytaj: Poczty Polskiej); świadczenie usługi będzie wymagało spełnienia ustawowych standardów (art. 26a ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej), zaś operator będzie musiał świadczyć ją „po przystępnych cenach”;
  • kluczem dla bezpieczeństwa przesyłek ma być m.in.: identyfikacja nadawcy przed wysłaniem danych, identyfikacja adresata przed dostarczeniem danych oraz zabezpieczenie danych w sposób wykluczający możliwość niewykrywalnej modyfikacji; na operatorze spoczywać będą określone obowiązki w zakresie gwarantowanej dostępności skrzynek doręczeń oraz przechowywania danych w ramach gwarantowanej pojemności skrzynek (zgodnie z rozporządzeniem jest to 30 GB dla podmiotów publicznych i 2 GB dla podmiotów niepublicznych, z obowiązkiem monitorowania zapełnienia, Dz.U. z 2021 r. poz. 1202);

art. 38 ust. 3 ustawy
Operator wyznaczony, świadcząc publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, zapewnia:
1) identyfikację nadawcy przed wysłaniem danych;
2) identyfikację adresata przed dostarczeniem danych;
3) zabezpieczenie wysłania i otrzymania danych zaawansowaną pieczęcią elektroniczną w sposób wykluczający możliwość niewykrywalnej zmiany danych;
4) wskazanie nadawcy i adresatowi każdej zmiany danych niezbędnej do celów wysłania lub otrzymania danych;
5) wskazanie, za pomocą kwalifikowanego elektronicznego znacznika czasu, daty i czasu wysłania, otrzymania i wszelkiej zmiany danych.

  • każda przesyłka będzie opatrzona dowodem wysłania i otrzymania, włącznie z automagicznym obliczeniem 14-dniowego terminu na podjęcie korespondencji po jej awizacji; ustawa o doręczeniach elektronicznych przyjmuje, że dowód otrzymania przesyłki jest wystawiany po: (i) odebraniu korespondencji — w przypadku podmiotu niepublicznego; (ii) wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych — jeśli adresatem jest podmiot publiczny; (iii) upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny do odbiorcy będącego podmiotem niepublicznym, jeśli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu (art. 42 ust. 3 ustawy tworzy klasyczną fikcja doręczenia);
  • świadczenie usługi hybrydowej polegać będzie na zautomatyzowanym „przekształceniu” przez Pocztę Polsą — czyli wydrukowaniu i zapakowaniu do koperty — wysłanego przez podmiot publiczny dokumentu elektronicznego w zwykłą przesyłkę listową;

art. 46 ust. 1 ustawy
Operator wyznaczony, świadcząc publiczną usługę hybrydową, przekształca dokument elektroniczny nadany przez podmiot publiczny z adresu do doręczeń elektronicznych w przesyłkę listową w celu doręczenia korespondencji do adresata. Przekształcenie odbywa się w sposób zautomatyzowany, zapewniający ochronę tajemnicy pocztowej na każdym etapie realizacji usługi.

  • w przypadku drukowania listów (z „należytą starannością i jakością techniczną”) operator pocztowy będzie miał obowiązek: zachować tajemnicę korespondencji, dołączyć wydruk wyniku weryfikacji e-podpisu lub pieczęci elektronicznej nadawcy albo potwierdzić, że integralność i pochodzenie dokumentu gwarantują środki identyfikacji elektronicznej (szczegółowy sposób drukowania korespondencji określa rozporządzenie, Dz.U. z 2021 r. poz. 1503);
  • opłaty, opłaty: samo założenie i posiadanie skrzynki jest gratis, odpłatne będzie wyłącznie korzystanie z niej — przekazywanie korespondencji przy użyciu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej;
  • wysokość tych opłat powinien określić minister w rozporządzeniu — i określił: za PURDE płacić będziemy „nie więcej niż 45% opłaty za najtańszą przesyłkę poleconą z potwierdzeniem odbioru” określonej w cenniku (plus VAT), za PUH nie więcej niż 71% należności wynikającej z cennika (Dz.U. z 2021 r. poz. 1611);
  • „nie podlega opłacie” natomiast przesyłanie korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi przy użyciu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego — dla porównania przekazywanie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego przez podmiot niepubliczny do podmiotu publicznego jest „z opłaty zwolnione” (art. 52 ust. 1-4; moje pytanie: jaka jest różnica między „nie podlega opłacie” a „z opłaty jest zwolnione”?).

I teraz to, co tygrysy lubią najbardziej:

  • ustawa o doręczeniach elektronicznych weszła w życie 5 października 2021 r.;
  • jednak realne terminy wdrożenia różnią się w zależności od podmiotu: (i) organy administracji rządowej, organy władzy publicznej („w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa”), ZUS, KRUS i NFZ mają obowiązek stosować przepisy o doręczaniu korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej od 5 lipca 2022 r.; (ii) inne (enumeratywnie wyliczone) podmioty publiczne będą musiały dostosować się do ustawy od 1 stycznia 2023 r; (iii) jednostki samorządu terytorialnego wdrażają część pt. doręczenie elektroniczne od 1 stycznia 2024 r., a doręczenie hybrydowe od 1 października 2029 r.; (iv) sądy, trybunały, prokuratura, komornicy, organy ścigania i Służba Więzienna — od 1 października 2029 r; (v) natomiast „inne niż wymienione” podmioty publiczne — od 1 stycznia 2025 r. (art. 155 ustawy);
  • datami utworzenia skrzynek przez przedsiębiorców wpisanych do KRS i CEIDG zajmę się wkrótce, w odrębnym tekście;
  • jednak do „czasu zaistnienia obowiązku stosowania niniejszej ustawy” przez podmioty publiczne wszystkie osoby fizyczne lub podmioty niepubliczne będą mogły wysyłać im korespondencję via ePUAP (art. 147 ust. 2 ustawy).

Dla jasności: ustawa o doręczeniach elektronicznych nowelizuje także szereg innych przepisów i ustaw — co oznacza, że temat jeszcze z tutejszych łamów przez jakiś czas nie zniknie.

Zamiast komentarza: jeśli zamęt i rozpierducha będą nie większe niż z wdrożeniem systemu e-TOLL — to będzie sukces niebotyczny.

subskrybuj
Powiadom o
guest

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.

26 komentarzy
Oldest
Newest
Inline Feedbacks
zerknij na wszystkie komentarze
26
0
komentarze są tam :-)x