Czy brak podpisu pod decyzją administracyjną pozwala na stwierdzenie jej nieważności? Czy jednak fakt, że pismo pochodzi od urzędu wystarczy do przyjęcia, że jest ważne i skuteczne?
nieprawomocny wyrok WSA w Gdańsku z 9 listopada 2021 r. (I SA/Gd 725/21)
1) Integralną częścią decyzji jest podpis złożony we właściwej formie.
2) Brak podpisu z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego pracownika organu upoważnionego do wydania decyzji powoduje nieważność decyzji administracyjnej, zgodnie z art. 156 § 1 pkt 2 w zw. z art. 107 § 1 pkt 8 kpa.
3) Samo doręczenie decyzji za pomocą środków komunikacji elektronicznej (Urzędowe Poświadczenie Doręczenia w aktach administracyjnych) nie przesądza o tym, że została ona prawidłowo podpisana, czy też wydana w formie dokumentu elektronicznego, skoro decyzja nie została opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Sprawa zaczęła się od złożonego wniosku o zwolnienie z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne (bo koronawirus). ZUS zauważył, że przedsiębiorca zadeklarował prowadzenie przeważającej działalności pod kodem PKD 47.71.Z, ale analiza danych z CEIDG wykazała, iż w rzeczywistości był to PKD 45.40.Z, który nie uprawniał do zwolnienia ze składek.
W odwołaniu od tej decyzji przedsiębiorca (wspólnik spółki cywilnej) powołał się na fakt, że zostało zamknięte całe centrum handlowe, a więc także jego punkt usługowy, zaś w ewidencji są nieprawidłowe dane, bo pomylił się urzędnik.
Wojewódzki Sąd Administracyjny przypomniał, iż decyzja administracyjna jest dokumentem dalece sformalizowanym, a więc powinna zawierać ściśle określone elementy. W doktrynie i orzecznictwie różnie ocenia się konsekwencje różnych uchybień, jednakże przyjmuje się, iż niektóre wady skutkują stwierdzeniem nieważności decyzji. Za elementy konstytutywne decyzji uznaje się oznaczenie organu, oznaczenie strony (bajdełej czy ktoś jeszcze pamięta „ogólną” decyzję sanepidu w/s dopalaczy?) oraz imię i nazwisko oraz podpis osoby, która decyzję wydała.
W przypadku decyzji, która nie zawiera istotnych cech, jest decyzją wydaną z naruszeniem prawa, zatem powinnością organu jest stwierdzić jej nieważność (art. 156 par. 1 pkt 2 kpa).
art. 107 § 1 kodeksu postępowania administracyjnego
Decyzja zawiera:
1) oznaczenie organu administracji publicznej;
2) datę wydania;
3) oznaczenie strony lub stron;
4) powołanie podstawy prawnej;
5) rozstrzygnięcie;
6) uzasadnienie faktyczne i prawne;
7) pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie oraz o prawie do zrzeczenia się odwołania i skutkach zrzeczenia się odwołania;
8) podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego pracownika organu upoważnionego do wydania decyzji;
9) w przypadku decyzji, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego, sprzeciw od decyzji lub skarga do sądu administracyjnego — pouczenie o dopuszczalności wniesienia powództwa, sprzeciwu od decyzji lub skargi oraz wysokości opłaty od powództwa lub wpisu od skargi lub sprzeciwu od decyzji (…)
Sporna decyzja ZUS miała formę dokumentu elektronicznego, ale nie została w żaden sposób podpisana (nie została opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym) — zamiast podpisu widnieje adnotacja „z upoważnienia Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych”, a więc brakuje także informacji kto się podpisał oraz samego upoważnienia.
Podpis reprezentanta organu pozwala na ustalenie czy decyzja pochodzi od właściwego organu i czy została podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania organu. Podpis upoważnionego do wydania decyzji pracownika organu ma zasadnicze znaczenie dla strony postępowania, bowiem potwierdza wyrażoną w rozstrzygnięciu wolę organu.
art. 31zda ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych
W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w okresie 30 dni po ich odwołaniu decyzje oraz pisma w sprawach świadczeń przyznawanych lub wypłacanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych mogą zamiast podpisu zawierać nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do ich wydania.
Brak podpisu pod decyzją administracyjną stanowi rażące naruszenie prawa, a więc skutkuje stwierdzeniem jej nieważności. Uchybienia tego nie konwaliduje fakt, iż decyzja została doręczona poprzez PUE — powinna być także podpisana w sposób umożliwiającym weryfikację podpisu. (Na marginesie WSA zwrócił uwagę, że brak podpisu uniemożliwia także ocenę czy aby decyzji nie wydał urzędnik, który podlegał wyłączeniu od prowadzenia sprawy, co znów oznacza konieczność wznowienia postępowania. Ba, WSA miał wątpliwości także w kontekście samego upoważnienia: z sentencji decyzji wynika, iż wydał ją Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w G., ale przecież organem jest Prezes ZUS, por. art. 31zq ust. 2 ustawy w/s COVID-19.)
Wady decyzji skutkowały orzeczeniem stwierdzającym jej nieważność (de facto nieważność obu decyzji, bo oczywiście skarga dotyczyła decyzji odwoławczej).
Zamiast komentarza: chociaż co do zasady słuszna racja jest po stronie sądu (upraszczając: brak podpisu pod decyzją administracyjną oznacza, że to nie jest decyzja), w tym przypadku może być różnie — a to ze względu na aktualnie obowiązujjący przepis pozwalający ZUS-owi wydawać decyzje, które nie zawierają podpisu urzędnika, lecz wyłącznie „nadruk” jego imienia i nazwiska wraz z określeniem stanowiska służbowego (bo koronawirus). Powołałem siebie samego jako biegłego ad hoc, zaś obejrzana organoleptycznie decyzja zawiera taki nadruk, którego treść jest następująca „Z wyrazami szacunku / Dyrektor Departamentu Realizacji Dochodów / Agata [nazwisko]” — co by oznaczało, że jeśli tak wyglądał podpis pod sporną decyzją, to akurat tym razem sąd się trochę wygłupił.