Doręczenie korespondencji urzędowej powinno nastąpić pod zmieniony adres, jeśli strona poinformuje organ o przeprowadzce w trakcie postępowania, to oczywista oczywistość. Czy jednak dotyczy to także sytuacji, w której urząd dowiaduje się o zmianie miejsca zamieszkania strony po wysłaniu pisma, a przed terminem, w którym można uznać je za doręczone?
prawomocny wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 12 sierpnia 2021 r. (III SA/Łd 295/21)
1) W orzecznictwie sądów administracyjnych i doktrynie przyjmuje się, że w sytuacji zawiadomienia organu o zmianie adresu do korespondencji przed dniem, który mógł być uznany za dzień skutecznego doręczenia pisma, organ jest zobowiązany przesłać ponownie pismo na nowy adres. Nie ma przy tym znaczenia, czy zawiadomienie o zmianie adresu dotarło do organu już po wysłaniu pisma stronie, jeśli strona nadała je przed dniem skutecznego mu jej doręczenia. W takiej sytuacji organ jest obowiązany powtórnie wysłać pismo pod zmieniony adres.
2) Adresat pisma musi być zawiadomiony w sposób niebudzący wątpliwości zarówno o pozostawieniu pisma w miejscu, gdzie może je odebrać, jak i terminie odbioru. Brak takiego zawiadomienia lub wątpliwość, czy zostało ono dokonane, czyni doręczenie bezskutecznym.
Sprawa dotyczyła „zażalenia” na decyzję o nałożeniu kwarantanny ze względu na kontakt z osobą zakażoną wirusem SARS-COV-2. W wysłanym elektronicznie (z kontekstu wynika, że zwykłym listelem) piśmie mężczyzna stwierdził, że kontakt z chorym miała jego córka, a kontakt pośredni („kontakt z kontaktu”) nie skutkuje obowiązkiem poddania się kwarantannie.
Organ zauważył, iż odwołanie nie zostało podpisane, zatem wezwał skarżącego do uzupełnienia jego braków formalnych; wezwanie było dwukrotnie awizowane, a ponieważ adresat jego nie odebrał, uznać należy, iż zostało prawidłowo doręczone — a skoro nie braki nie zostały usunięte, to odwołanie jest bezskuteczne i niedopuszczalne.
W skardze do WSA mężczyzna zarzucił, iż rodzice nie podlegają kwarantannie jeśli kontakt z zakażonym nauczycielem miało dziecko. Natomiast co do braku odbioru przesyłki, to nie dość, że początkowo uznano je za prawidłowe (natomiast brak podpisu wyszedł po tym jak upominał się w urzędzie o odpowiedź, której początkowo nie otrzymał), zaś brak doręczenia jest skutkiem nieprawidłowości po stronie Poczty Polskiej, na co posiada potwierdzenie (i przeprosiny).
art. 44 kodeksu postępowania administracyjnego
§ 1. W razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 42 i 43:
1) operator pocztowy w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. — Prawo pocztowe przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej — w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego;
2) pismo składa się na okres czternastu dni w urzędzie właściwej gminy (miasta) — w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ.
§ 2. Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu określonym w § 1, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.
§ 3. W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie, o którym mowa w § 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia.
§ 4. Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.
Wojewódzki Sąd Administracyjny przypomniał, że przepisy procedury administracyjnej nakazują wnieść odwołanie od decyzji w terminie 14 dni od jej doręczenia stronie (lub ogłoszenia, jeśli decyzja miała charakter ustny). Odwołanie (które co do zasady jest podaniem) jest dalece odformalizowane i nie wymaga uzasadnienia — wystarczy stwierdzenie, że skarżący nie jest zadowolony z rozstrzygnięcia. Odwołanie powinno także zawierać oznaczenie autora wraz z adresem, a także treść żądania, odwołanie wniesione pisemnie powinno zostać podpisane. Jeśli strona naruszy te reguły, organ powinien wezwać ją do uzupełnienia błędów, a następnie stwierdzić niedopuszczalność odwołania ze względu na uchybienie terminu do wniesienia odwołania (art. 134 kpa — przy czym „rozpatrzenie odwołania pomimo jego niedopuszczalności, stanowi naruszenie prawa, które należy zakwalifikować jako rażące, zważywszy na to, że oznacza weryfikację w postępowaniu odwoławczym aktu, który na podstawie art. 16 § 1 kpa korzysta z ochrony wynikającej z zasady trwałości”). Co więcej w orzecznictwie dość jednolicie przyjmuje się, że jeśli strona poinformowała organ o zmianie adresu, doręczenie korespondencji powinno nastąpić pod nowy adres, także jeśli wymaga to ponownej wysyłki. Obowiązek taki wynika z prawidłowo rozumianej zasady słusznego interesu obywateli (art. 7 kpa), zasady zaufania do władzy publicznej (art. 8 kpa) oraz zasady informowania stron (art. 9 kpa), ale też odpowiada przepisom, które wymagają, by adresat był o nieodebranej przesyłce zawiadomiony w sposób niebudzący wątpliwości, zaś w przypadku nieprawidłowego awiza doręczenie jest bezskuteczne.
Tymczasem w sporze nie budzi wątpliwości, iż skarżący zdaniem organu przesłał „zażalenie na decyzje administracyjną dotyczącą nałożenia kwarantanny”, a dokumentu tego nie podpisał; w takim przypadku wezwanie go do usunięcia braków formalnych — złożenia podpisu pod odwołaniem — było prawidłowe (por. „Odwołanie wniesione drogą elektroniczną też trzeba podpisać”). Nie ma też wątpliwości, że korespondencja nie została odebrana, a więc wróciła do nadawcy. Pominięto jednak istotny szczegół: otóż w swym drugim piśmie (tym, w którym upominał się odpowiedź) skarżący poinformował o zmianie swego adresu zamieszkania, acz sanepid błędnie uznał, że zmiana adresu po bezskutecznym wezwaniu strony do uzupełnienia braków formalnych odwołania nie ma znaczenia (nie bacząc, iż pismo to wpłynęło w 14-dniowym okresie awizacji) — podczas gdy w istocie powinno być ponowne doręczenie korespondencji, pod zmieniony adres.
Na wszelki wypadek sąd szczegółowo przeanalizował przedstawione dowody, z których wynikało, że: (i) ze zwrotnego poświadczenia odbioru nie wynika, by listonosz w prawidłowy sposób próbował doręczyć skarżącemu korespondencję, (iii) brakuje także adnotacji o awizacji przesyłki (nie wiadomo gdzie pismo zostało złożone, nie wiadomo jaki był termin na jego odbiór — co oznacza, że sanepid nie miał prawa przyjąć fikcji doręczenia; (iii) nie przedstawiono także dowodu w postaci oryginalnej koperty, zatem w gruncie rzeczy nie wiadomo czy zwrotka dotyczyła wezwania do uzupełnienia braków formalnych odwołania. W ocenie WSA wszystkie te okoliczności uniemożliwiałyby uznanie, iż wezwanie zostało prawidłowo doręczone.
Mało tego: sanepid nie wyjaśnił przyczyn, dla których uznał, iż przesłane drogą elektroniczną podanie było nieprawidłowe, bo przecież co do zasady elektroniczne wnoszenie podań jest dopuszczalne (art. 63 kpa), zatem przyjęcie, iż było ono bezskuteczne wymaga nieco precyzyjniejszego wyjaśnienia (dla jasności: strzelam, że nie było opatrzone podpisem kwalifikowanym ani nie zostało przesłane via ePUAP, no ale od tego jest urząd, żeby człowiekowi takie rzeczy objaśnił).
Stwierdzone uchybienia w ocenie WSA uzasadniały uchylenie zaskarżonego postanowienia (co nastąpiło już po 9 miesiącach od nałożenia kwarantanny).