Czy ojciec może żądać doręczenia potwierdzonej kopii aktu urodzenia córki? Czy jednak prawo dokładnie określa zasady funkcjonowania USC, zatem wydanie kserokopii aktu stanu cywilnego jest niedopuszczalne? A może takie da się uzasadnić prawem dostępu do danych osobowych i urzędowych dokumentów? I, wcale nie na marginesie: czy konstytucyjne gwarancje określonego prawa oznaczają, że urząd musi zastosować się do każdego żądania uprawnionego? (nieprawomocny wyrok WSA w Krakowie z 2 lutego 2022 r., III SA/Kr 1394/21).
Sprawa zaczęła się od złożonego w Urzędzie Stanu Cywilnego wniosku o wydanie kserokopii i fotokopii aktu stanu cywilnego (aktu urodzenia małoletniej córki wnioskodawcy), potwierdzonych za zgodność pieczęcią i podpisem Kierownika USC.
Organ odmówił wszczęcia postępowania: informacje z rejestru stanu cywilnego są wydawane w postaci odpisów zupełnych i skróconych aktu stanu cywilnego, a także zaświadczeń, w formie papierowej lub elektronicznej.
art. 130 ust. 5 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego
Osobie uprawnionej do otrzymania odpisu można umożliwić nieodpłatnie wykonanie fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, jeżeli jej wykonanie nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego. Fotokopia aktu stanu cywilnego nie ma mocy dokumentu urzędowego.
Dopuszczalne jest zezwolenie na sporządzenie — osobiście przez uprawnionego do otrzymania odpisu, w urzędzie — fotokopii „dawnych” (prowadzonych w formie księgi stanu cywilnego) akt stanu cywilnego, która jednak nie jest potwierdzana za zgodność z oryginałem i nie ma mocy dokumentu urzędowego, co nie oznacza, że interesant może żądać wykonania, potwierdzenia i przesłania takiej kopii.
W zażaleniu na odmowę zainteresowany zwrócił uwagę, że inne urzędy uwzględniały takie podania i wydawały potwierdzone kopie aktów stanu cywilnego, zatem aktualna odmowa oznacza dyskryminację i narusza art. 32 Konstytucji RP. To zażalenie zostało oddalone, ponieważ wojewoda stwierdził, że organ administracji publicznej może działać wyłącznie w granicach prawa, a zatem wydanie potwierdzonej kopii aktów stanu cywilnego jest niemożliwe.
art. 51 ust. 3 Konstytucji RP
Każdy ma prawo dostępu do dotyczących go urzędowych dokumentów i zbiorów danych. Ograniczenie tego prawa może określić ustawa.
W skardze do WSA mężczyzna powołał się na konstytucyjne prawo dostępu do urzędowych dokumentów i zbiorów danych oraz na art. 15 RODO.
Wojewódzki Sąd Administracyjny nie podzielił tych zarzutów: spór dotyczy aktu stanu cywilnego, czyli sytuacji prawnej osoby wyrażonej przez jej cechy indywidualizujące. Zgodnie z ustawą Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego może wydać z rejestru:
- odpis zupełny aktu stanu cywilnego — który stanowi dosłowne powtórzenie treści aktu stanu cywilnego oraz treści dołączonych wzmianek dodatkowych;
- odpis skrócony aktu stanu cywilnego — tj. treść aktu stanu cywilnego uwzględniającą treść dołączonych wzmianek dodatkowych;
- zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby;
- zaświadczenia o stanie cywilnym (art. 44 pasc).
Każdy z tych dokumentów może być wydany na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym — a odkąd każdy organ władzy publicznej działa wyłącznie na podstawie i w granicach prawa, które to prawo w ścisły sposób opisuje sposób działania USC, toteż nawet ojciec uprawniony do żądania wydania odpisu aktu urodzenia córki nie może wnosić o wydanie kserokopii aktu stanu cywilnego i potwierdzenia jej za zgodność przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. (USC może natomiast wydać poświadczoną za zgodną kopię albo wydruk dokumentu elektronicznego, jednak dotyczy to tylko dokumentu z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, a nie aktu stanu cywilnego, art. 26 ust. 4 pasc).
Żądania sporządzenia kopii aktu urodzenia nie sposób także oprzeć na prawie dostępu do danych osobowych: owszem, art. 15 RODO jest wzmiankowany w art. 5 ust. 7 pasc, jednak przepis ten nie może być interpretowany jako umożliwiający uzyskanie kopii aktów stanu cywilnego. Analogicznie nie sposób twierdzić, iż odmowa uwzględnienia dowolnego żądania — sprzecznego z uprawnieniem wynikającym z ustawy zasadniczej — oznacza naruszenie praw gwarantowanych konstytucyjnie.
Z tego względu skarga na odmowę przesłania kopii aktu urodzenia córki została oddalona.