Czy przepis pozwalający zwrócić się do administratora z wnioskiem o przekazanie kopii danych osobowych oznacza, że można zwrócić się z żądaniem dostarczenia nośnika zawierającego kopię owych danych? Czy jednak nie mieszajmy porządków walutowych, zatem odkąd nośnik jest czymś innym niż zapisane na nim dane, to tylko od dobrej woli administratora zależy sposób wykonania owego obowiązku? I, przy okazji: czy organ może uznać, że pismo strony jest na tyle niejasne, że można je pominąć ze względu na kruczki prawne — czy jednak w postępowaniu administracyjnym nie ma kruczków, bo na urzędzie ciążą pewne obowiązki z mocy prawa?
nieprawomocny wyrok WSA w Warszawie z 14 stycznia 2022 r. (II SA/Wa 2755/21)
Odróżnianie kopii danych od nośnika zawierającego tę kopię jest niczym nieuzasadnione, oczywistym jest bowiem, że dane te muszą być udostępnione na określonym nośniku.
Sprawa zaczęła się od skargi na odmowę uwzględnienia przez prezesa sądu rejonowego wniosku o wydanie kopii nagrań z monitoringu wizyjnego, rejestrującego obraz z korytarza sądowego przed jedną z sal („od godziny 8:45 do 9:25 oraz od 11:10 do 11:30”) oraz wejście do gmachu sądu („od godziny 8:00 do 11:30”, wszystko w konkretnym dniu). Żądanie oparte było o prawo do otrzymania kopii przetwarzanych własnych danych osobowych, toteż wnioskodawca zastrzegł, iż oczekuje nagrań po „pseudoanonimizacji” (sic!) danych osób postronnych.
PUODO stwierdził, że RODO pozwala na żądanie dostarczenia kopii danych osobowych, ale nie „kopii dokumentów (nośnika) zawierającego dane osobowe”. Oznacza to, że wprawdzie administrator może przekazać kopię danych na nośniku — ale urząd nie może nakazać administratorowi przekazania nośnika zawierającego dane.
art. 15 ust. 3 rozporządzenia o ochronie danych osobowych
Administrator dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Za wszelkie kolejne kopie, o które zwróci się osoba, której dane dotyczą, administrator może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, zwraca się o kopię drogą elektroniczną i jeżeli nie zaznaczy inaczej, informacji udziela się w powszechnie stosowanej formie elektronicznej.
Biorąc zatem pod uwagę, że kopia danych osobowych to dość innego niż nośnik zawierający nagrania z monitoringu, na którym dane te zarejestrowano — a PUODO jest związany treścią żądania (wniosku i skargi) — odmówił wszczęcia postępowania w sprawie.
W skardze na to postanowienie wnioskodawcy zwrócili uwagę, że powołali się na art. 15 ust. 3 RODO, więc jeśli urząd miał wątpliwości jak rozumieć wniosek, to powinien był wezwać zainteresowanych — którym, jako laikom, brak „dostatecznego rozeznania prawnego” — do sprecyzowania żądania. Wszakże jednym z obowiązków organu jest czuwanie nad tym, by uczestnicy postępowania nie ponosili szkody wskutek nieznajomości prawa.
Wojewódzki Sąd Administracyjny podzielił te zarzuty: „inną przyczyną” uzasadniającą odmowę wszczęcia postępowania administracyjnego jest przypadek, kiedy prowadzenie postępowania byłoby pierwotnie bezprzedmiotowe, np. jeśli sprawa nie ma charakteru administracyjnego, lub też jeśli na pierwszy rzut oka widać, że nie istnieją podstawy do prowadzenia postępowania. Ocena ta ma charakter wyłącznie formalny, toteż organ nie może najsamprzód gromadzić i analizować materiałów, aby następnie uznać, iż zachodzi przesłanka z art. 61a par. 1 kpa i odmówić jego wszczęcia.
PUODO postąpił inaczej: nie wszczął postępowania, ale (dość pobieżnie) zbadał merytorycznie sprawę, aby następnie — powołując się na brak podstawy prawnej do żądania dostarczenia kopii danych osobowych — wydać błędne postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania.
Na marginesie WSA stwierdził, że żądanie dostarczenia kopii danych osobowych może być sformułowane jako wniosek o przekazanie kopii nośnika, na którym dane zostały zapisane — odróżnianie tych pojęć jest bezzasadne, biorąc pod uwagę, że w jakiś sposób administrator dane udostępnić musi i dlaczegóż by nie na nośniku. (Bajdełej takie stwierdzenia na marginesie napędzają wzajemne nakręcanie się: urząd nie powinien był wypowiadać się co do meritum, skoro rozstrzygał kwestie formalne — ale sąd nie omieszka wytknąć mu błędu merytorycznego…)