Dura lex sed lex, przeto wielu pracodawców, chcąc nie chcąc, będzie musiało przygotować się na prawidłowe wdrożenie pracy zdalnej — bo przecież nawet jeśli filozofia przełożonego jest taka, że pracownik dobrze pracuje tylko na miejscu, to nie można zapominać, że pewne grupy pracowników mają prawo domagać się przejścia w tryb zdalny (ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy — Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. z 2023 r. poz. 240).
Zatem, bez owijania w bawełnę i w zwyczajowych punktach:
- całość przepisów o pracy zdalnej wejdzie w życie 7 kwietnia 2023 r. (art. 21 ustawy nowelizującej kodeks pracy) — całość, czyli nie tylko te, które odnoszą się do możliwości stałego lub okazjonalnego wykonywania pracy w trybie home office, ale także pozwalające ustalić zasady świadczenia pracy zdalnej;
- oznacza to, że formalne wdrożenie pracy zdalnej będzie mogło ruszyć dopiero 7 kwietnia 2023 r. — w tym dniu pracodawca będzie mógł nie tylko rozpocząć uzgodnienia indywidualne (art. 67(19) kp, ale także podjąć negocjacje ze związkami lub konsultacji ze przedstawicielami pracowników dotyczące warunków zdalnej pracy (art. 67(20) kp); natomiast do tego dnia można i należy opracować procedurę, w tym projekt niezbędnych dokumentów;
- dla jasności: start nie musi oznaczać błyskawicznego końca, ponieważ negocjacje ze związkami zawodowymi mogą potrwać aż 30 dni, a jeśli nie dojdzie do zawarcia porozumienia w tym czasie, firma może wprowadzić regulamin (art. 67(20) par. 3 kp); prościej może być pracodawcom, u których organizacje związkowe nie funkcjonują, ponieważ brak jest podobnego terminu odnośnie konsultacji z pracownikami (art. 67(20) par. 4 kp);
- dla rozwiania wątpliwości: także 7 kwietnia 2023 r. znikają obowiązujące przepisy o możliwości polecenia pracownikowi wykonywania pracy zdalnej ze względu na epidemię koronawirusa (art. 15 nowelizacji uchyla art. 3 ustawy COVID-19), z wyjątkiem osób poddanych obowiązkowej kwarantannie lub izolacji w warunkach domowych — można powiedzieć, że właściwie diabli wezmą wszystko, co dziś wiemy o pracy zdalnej;
- na szczęście nie oznacza to, że firmy są już ugotowane: ponieważ w Polsce nadal obowiązuje stan zagrożenia epidemicznego — tj. o ile nie zostanie on odwołany przed 7 kwietnia 2023 r. — pracodawca będzie miał prawo jednostronnie polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej;
art. 67(19) par. 3 kodeksu pracy
Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy:
1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
2) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej
– jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
- zanim jednak zaczniemy wychwalać pod niebiosa wszechogarniającą przebiegłość rządu, który wiedział jak pomóc biznesowi w rozwiązaniu problemu wykreowanego przez kiepskawe przepisy, zwracam uwagę, że warunkiem wydania polecenia pracy zdalnej jest uprzednie (złożone „bezpośrednio przed”) oświadczenie, że jego lokalowe i techniczne warunki pozwalają mu na home office; jak się pracownik nie oświadczy — pracodawca literalnie polecenia wydać nie może;
- żeby nie było wątpliwości: wydanie takiego polecenia nie zwalnia pracodawcy z obowiązku ustalenia zasad pracy zdalnej w porozumieniu/regulaminie;
- wynika to z przepisu, który literalnie dopuszcza wdrożenie pracy zdalnej także przy braku porozumienia lub regulaminu — aczkolwiek jeśli dokumentu takiego nie wprowadzono, firma może ustalić te warunki indywidualnie ad hoc — w poleceniu lub porozumieniu;
art. 67(20) par. 5 kodeksu pracy
Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie [ze związkami zawodowymi], albo nie został wydany regulamin [pracy zdalnej]. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, o którym mowa w art. 67(19) § 3, albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
- dla pamięci: jeśli u pracodawcy nie ma porozumienia / regulaminu dotyczącego pracy zdalnej, kluczowa staje się treść takiego porozumienia lub polecenia, która powinna wskazywać m.in. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów home office, ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu za korzystanie przez pracownika z własnego sprzętu, zasady porozumiewania się na odległość i potwierdzania obecności na stanowisku pracy, zasady kontroli wykonywania pracy, BHP i kontroli procedur ochrony danych osobowych (art. 67(20) par. 7 kp);
- (dla przypomnienia: troszkę łatwiej będzie w firmach, w których przyjęła się telepraca — bo jej warunki mogą być utrzymane przez kolejne 6 miesięcy liczone od dnia wejścia w życie przepisów o pracy zdalnej, art. 18 nowelizacji).
A dla tych, dla których było tl;dr, krótkie podsumowanie:
- realne wdrożenie pracy zdalnej może ruszyć dopiero 7 kwietnia 2023 r., ponieważ dopiero wówczas wchodzą w życie zmienione przepisy kodeksu pracy;
- przed tym dniem firmy mogą co najwyżej naszkicować sobie projekt porozumienia / regulaminu określającego zasady zdalnego świadczenia pracy;
- utrzymany stan zagrożenia epidemicznego jest podstawą do wydania pracownikom polecenia wykonywania pracy zdalnej — nawet jeśli nie uda się wprowadzić porozumienia / regulaminu;
- jednak polecenie wykonywania pracy zdalnej musi określać niezbędne warunki — indywidualnie dla każdego pracownika.