A skoro niedawno było o tym, że dotyczące środowiska materiały wewnętrzne organu udostępnieniu nie podlegają, dziś czas na kilka akapitów o tym, czy można żądać udostępnienia wewnętrznych protokołów i uchwał polskiego związku sportowego? Czy należy rozpatrzyć także anonimowy wniosek o udostępnienie informacji publicznej — czy jednak brak nazwiska strony jest podstawą do pozostawienia pisma bez rozpoznania?
wyrok Naczelnego Sądu Apelacyjnego z 17 października 2023 r. (III OSK 1559/22)
1) Wniosek o udostępnienie informacji publicznej można złożyć anonimowo.
2) „Dokumentami wewnętrznymi” są dokumenty, które nie są skierowane do podmiotów zewnętrznych. Dokument taki może służyć wymianie informacji między pracownikami danego podmiotu, może określać zasady ich działania w określonych sytuacjach, może też być fragmentem przygotowań do powstania aktu będącego formą działalności danego podmiotu.
Sprawa zaczęła się od wysłanego do Polskiego Związku Bokserskiego, pocztą elektroniczną, wniosku o udostępnienie kopii protokołu z posiedzenia kongresu sprawozdawczego z sierpnia 2021 r., wraz z kopiami podjętych uchwał. Wnioskodawca podpisał się pod listelem per „niezależny analityk”. Ponieważ organizacja nie udzieliła odpowiedzi, zainteresowana przesłała ponaglenie, tym razem podpisane imieniem i inicjałem nazwiska (niech będzie: „Anna G.”). Sportowcy wciąż milczeli, zatem zainteresowana wniosła skargę na bezczynność.
W odpowiedzi na skargę PZB wyjaśnił, że żądanie dotyczyło dokumentów wewnętrznych, służących gromadzeniu i wymianie informacji oraz uzgadnianiu wewnątrzorganizacyjnych stanowisk i poglądów, a więc nie podlegają udostępnieniu w trybie informacji publicznej. Jednakże złożenie niepodpisanego wniosku — anonimowego i nieidentyfikowalnego, tożsamość Anny G. poznano dopiero z treści skargi — uniemożliwił jego merytoryczne rozpatrzenie, a więc pozostawiono go bez rozpoznania.
Zarówno WSA w Warszawie, jak i Naczelny Sąd Administracyjny nie zgodziły się z tym zapatrywaniem: Polski Związek Bokserski jako utworzony na podstawie ustawy polski związek sportowy jest podmiotem realizującym zadania publiczne i dysponującym majątkiem publicznym, a więc stosuje się doń przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej.
art. 63 par. 2 kodeksu postępowania administracyjnego
Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres, również w przypadku złożenia podania w postaci elektronicznej, i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.
art. 64 par. 1 kpa
Jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania.
art. 16 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej
Do decyzji [o odmowie udostępnienia informacji publicznej] stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego (…)
art. 107 par. 1 pkt 3 kpa
Decyzja zawiera:
3) oznaczenie strony lub stron;
Dokumentem wewnętrznym, nie podlegającym udostępnieniu, jest wyłącznie dokument urzędowy (w rozumieniu art. 6 ust. 2 udip), który służy wymianie informacji między pracownikami podmiotu np. na etapie ustalania stanowiska. Aby dokument mógł być uznany za wewnętrzny, nie może być przeznaczony do skierowania na zewnątrz, do innych adresatów. Tymczasem protokoły i uchwały polskiego kongresu sprawozdawczego przedstawiają stanowisko polskiego związku sportowego w zakresie realizacji powierzonych zadań publicznych, przeto nie mogą być traktowane jako dokumenty wewnętrzne, pozbawione waloru informacji publicznej. A skoro tak, obowiązkiem PZB było: (i) udzielić odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później jednak, niż w ciągu 14 dni, (ii) wyjaśnić wnioskodawcy, iż materii nie dotyczą przepisy udip, lub też (iii) wydać decyzję o odmowie udostępnienia informacji publicznej. Każde inne rozwiązanie traktuje się, niezależnie od przyczyny, jako bezczynność.
Nie jest też trafny pogląd, iżby anonimowy, niepodpisany nazwiskiem zainteresowanej, wniosek o udostępnienie informacji publicznej uniemożliwiał jego rozpoznanie. Sęk w tym, że tryb postępowania udip jest bardzo odformalizowany, zaś minimalne wymogi wniosku obejmują jasno sformułowane żądanie. Normę, iż kpa stosuje się do decyzji należy rozumieć dosłownie: że stosuje się przepisy dotyczące decyzji administracyjnej, ale nie cały kodeks, zatem wnioskodawca nie ma obowiązku podawania swych danych osobowych.
Wniosek składany w trybie udip nie musi odpowiadać żadnym szczególnym wymogom, nie stanowi on bowiem podania w rozumieniu art. 63 kpa, gdyż na tym etapie postępowania nie stosuje się przepisów kpa. Tylko w sytuacji wydania decyzji administracyjnej (o odmowie udostępnienia informacji publicznej, o umorzeniu postępowania), braki wniosku o udostępnienie informacji publicznej w zakresie danych osobowych i adresowych wnioskodawcy powinny być usuwane w postępowaniu naprawczym, regulowanym w art. 64 § 2 kpa.
Oznacza to, że każdy podmiot ma obowiązek uwzględniać wnioski zarówno całkowicie anonimowe, niepodpisane, jak też podpisane inicjałami. A jeśli w przekonaniu zobowiązanego należy wydać decyzję, powinno się po prostu wysłać wiadomość do „niezależnego analityka” na adres w domenie @op.pl i poprosić o podanie danych strony — jednak pozostawienie wniosku bez rozpoznania przesądza, iż faktycznie doszło do bezczynności.