Warunkiem dokonania szeregu czynności jest przedstawienie w urzędzie oryginału dokumentu potwierdzającego określony stan. Czy jednak wystarczająca będzie urzędowo potwierdzona kopia takiego dokumentu, który został przedstawiony w innej sprawie i w innym organie? A może nie wolno mieszać porządków walutowych, a więc urząd nie musi uwzględnić nawet prawidłowo poświadczonego ksera papieru złożonego w innym urzędzie? (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 11 października 2023 r., II GSK 304/23).
Sprawa zaczęła się od złożonego przez spółkę w łódzkim wydziale komunikacji wniosku o rejestrację czasowo wycofanego z ruchu ciągnika siodłowego MAN. Do wniosku spółka dołączyła m.in. kopię faktury potwierdzającej własność pojazdu, a także dokumenty związane z wcześniejszym wnioskiem o czasową rejestrację (w celu przejazdu na badania techniczne) oraz zaświadczenie o pozytywnym przeglądzie. Spółka załączyła także pismo wyjaśniające, iż oryginał faktury zakupowej został złożony kilka lat wcześniej w tym samym urzędzie i nie został zwrócony, ale na potrzeby kolejnych postępowań (toczących się w innym mieście) przygotowano potwierdzoną przez urzędnika za zgodność kopię, więc teraz należy z niej skorzystać.
Zdaniem organu potwierdzona za zgodność kopia faktury (cóż z tego, że w tym samym urzędzie) nie wystarczy jako dowód własności pojazdu, zatem najsamprzód wezwano spółkę do uzupełnienia wniosku poprzez przedstawienie oryginału lub duplikatu faktury, a następnie odmówiono jego rejestracji. Ten pogląd podtrzymało Samorządowe Kolegium Odwoławcze…
…ale nie Wojewódzki Sąd Administracyjny, który przyznał, że dokument potwierdzający własność pojazdu (np. umowa sprzedaży, faktura, etc.) jest warunkiem jego rejestracji, zaś organ nie może opierać się na oświadczeniach czy domniemaniach faktycznych lub prawnych — przy czym obowiązek wykazania swego prawa własności spoczywa na składającym wniosek. Aczkolwiek nie można też zapominać, że organ powinien prowadzić postępowanie dowodowe w oparciu o wszystkie dostępne materiały — ale w przypadku dokumentu, który znajduje się w aktach jakiejkolwiek sprawy, wystarczające jest przedstawienie urzędowo potwierdzonego odpisu lub wyciągu.
art. 72 ust. 1 pkt 1 ustawy prawo o ruchu drogowym
Rejestracji dokonuje się na podstawie:
1) dowodu własności pojazdu
art. 7b kodeksu postępowania administracyjnego
W toku postępowania organy administracji publicznej współdziałają ze sobą w zakresie niezbędnym do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego i prawnego sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli oraz sprawność postępowania, przy pomocy środków adekwatnych do charakteru, okoliczności i stopnia złożoności sprawy.
art. 76a par. 1-2 kpa
§ 1. Jeżeli dokument znajduje się w aktach organu (…), wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ lub podmiot odpis lub wyciąg z dokumentu. Organ administracji publicznej zażąda udzielenia odpisu lub wyciągu, jeżeli strona sama uzyskać ich nie może. Gdy organ uzna za konieczne przejrzenie oryginału dokumentu, może wystąpić o jego dostarczenie.
§ 2. Zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym.
Co więcej kwestia własności nie budziła dotąd wątpliwości wydziału komunikacji, zatem nie wiadomo dlaczego akurat na tym etapie okazało się, że oryginał dokumentu księgowego jest niezbędnym warunkiem zarejestrowania auta (wyrok WSA w Łodzi z 26 października 2022 r., III SA/Łd 520/22).
W wywiedzionej skardze kasacyjnej SKO podtrzymało wcześniejsze stanowisko: skoro pojazd może być zarejestrowany po przedstawieniu dowodu potwierdzającego jego własność, to spółka powinna była fakturę załączyć — zaś kopia dokumentu poświadczonego za zgodność do innej sprawy nie jest wystarczająca do postępowania o rejestrację.
Naczelny Sąd Administracyjny nie zgodził się z tymi zarzutami: urzędowo potwierdzona kopia dokumentu — faktury potwierdzającej zakup ciągnika siodłowego — jest dowodem własności wystarczającym do rejestracji pojazdu. Nie ma przy tym znaczenia, że poświadczenie kserokopii nastąpiło do wcześniejszej sprawy, a kopia miałaby być przesłana z innego urzędu — istotne jest to, że dotyczyło tego właśnie pojazdu i tej samego podmiotu będącego właścicielem maszyny, a uwierzytelnienie nie budziło wątpliwości.
Sumarycznie oznacza to, że postępowanie prowadzone było z naruszeniem zasady prawdy obiektywnej, zasady pogłębiania zaufania obywateli do władzy publicznej, a także zasadę współdziałania organów i reguły postępowania dowodowego, skarga kasacyjna została oddalona.