Czy przepisy o dostępie do informacji publicznej dotyczą sporządzonego przez komisję protokołu z kontroli wydatkowania środków publicznych? Czy jednak udostępnienie protokołu pokontrolnego — stanowiącego dokument wewnętrzny — jest niedopuszczalne? (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 6 maja 2026 r., III OSK 1957/25).
opis stanu faktycznego:
- sprawa zaczęła się od złożonego wniosku o udostępnienie protokołu pokontrolnego z posiedzenia komisji powołanej do zbadania wydatkowania środków z funduszy sołeckich i przeprowadzającej inwentaryzację mienia gminnego w sołectwach;
- w odpowiedzi burmistrz wyjaśnił, że protokół miał charakter wyłącznie pomocniczy wobec działalności komisji, a skoro nie posłużył do przedstawienia stanowiska organu „na zewnątrz”, należy go traktować jako niepodlegający udostępnieniu dokument wewnętrzny;
- owszem, informacją publiczną mogą być niektóre części protokołu, jednakże wniosek dotyczył całego dokumentu…
- …a poza tym żaden przepis nie nakłada obowiązku sporządzenia takiego protokołu — a przecież trudno za informację publiczną uznać dokument, który nie jest obligatoryjny;
art. 6 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej
Dokumentem urzędowym w rozumieniu ustawy jest treść oświadczenia woli lub wiedzy, utrwalona i podpisana w dowolnej formie przez funkcjonariusza publicznego w rozumieniu przepisów Kodeksu karnego, w ramach jego kompetencji, skierowana do innego podmiotu lub złożona do akt sprawy.
art. 6 ust. 1 udip
Udostępnieniu podlega informacja publiczna, w szczególności o:
[…]
4) danych publicznych, w tym:
a) treść i postać dokumentów urzędowych, w szczególności:
– dokumentacja przebiegu i efektów kontroli oraz wystąpienia, stanowiska, wnioski i opinie podmiotów ją przeprowadzających, […]
5) majątku publicznym, w tym o:
c) majątku jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządów zawodowych i gospodarczych oraz majątku osób prawnych samorządu terytorialnego […]
wyrok WSA:
- rozpatrując skargę na bezczynność sąd uznał, że koncepcja „dokumentu wewnętrznego” nie wytrzymuje krytyki ani w kontekście konstytucyjnego, ani ustawowego prawa do informacji publicznej: informacja publiczna to wszelkie informacje wytworzone przez władze publiczne i osoby pełniące funkcje publiczne, jak też odnoszące się do tych podmiotów, etc.,etc.;
- skoro więc komisja została powołania do kontroli wydatkowania pieniędzy ze środków publicznych, czyli majątku publicznego (art. 6 ust. 1 pkt 5 lit. c udip), a ustawa wprost mówi, że udostępnieniu podlega „dokumentacja przebiegu i efektów kontroli oraz wystąpienia, stanowiska, wnioski i opinie podmiotów ją przeprowadzających” (art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a udip) — to brak udostępnienia protokołu pokontrolnego, jako dokumentu wewnętrznego, oznacza bezczynność organu (wyrok WSA w Gorzowie Wielkopolskim z 18 czerwca 2025 r., II SAB/Go 46/25);
wyrok NSA:
- w orzecznictwie przyjmuje się, że co do zasady dokumentacja o charakterze wewnętrznym lub aktywność „techniczna” urzędu nie jest nośnikiem informacji publicznej;
- stąd też udostępnieniu nie podlegają m.in. wewnętrzna korespondencja służąca wymianie informacji i gromadzeniu materiałów niezbędnych do załatwienia jakiejś sprawy, czy też korespondencja osoby wykonującej zadanie publiczne z jej współpracownikami, nawet jeśli omawiany jest sposób załatwienia sprawy;
- kluczowy dla rozstrzygnięcia sporu jest jednak fakt, iż dokumentem wewnętrznym nie można nazywać protokołu z kontroli wydatkowania środków publicznych i funkcjonowania jednostek organizacyjnych gminy.
W ocenie NSA przeciwna wykładnia sprawiłaby, iż przepisy o udostępnianiu danych pokontrolnych oraz informacji o majątku publicznym byłyby martwe, zatem skarga kasacyjna została oddalona.