Czy można odmówić udostępnienia informacji publicznej — jeśli wniosek nie został prawidłowo podpisany?

Jest oczywistą oczywistością, że wnioskować o dostęp do informacji publicznej każdy może, niekoniecznie na szczerozłotej papeterii podanej przez posłańca w asyście dwóch halabardników. Czy zatem prawidłowa jest wykładnia, że jeśli organ zamierza odmówić udostępnienia informacji — co wymaga wydania decyzji administracyjnej — powinien wejść w tryb kodeksowy, czyli zażądać złożenia prawidłowego (podpisanego, z danymi osobowymi interesanta) podania? Czy jednak kpa stosuje się wyłącznie do samej decyzji, a nie do postępowania „przeddecyzyjnego”? Słowem: czy wydanie decyzji odmownej na podstawie niepodpisanego wniosku jest sprzeczne z prawem? (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 6 maja 2026 r., III OSK 2385/23).

opis stanu faktycznego:

• sprawa zaczęła się od wysłanego listelem wniosku o udostępnienie informacji publicznej w postaci skanów dokumentów, na podstawie której doszło do nabycia materiałów bibliotecznych w postaci korespondencji zanonimizowanych postaci;

• w skardze na odmowę zainteresowany zwrócił uwagę, że powołanie się na prawo do prywatności nie może służyć do utajnienia umowy, na podstawie której wydatkowane są środki publiczne;

wyrok WSA:

• co do zasady postępowanie w sprawie udostępnienia informacji publicznej ma charakter odformalizowany, więc organ ma obowiązek odpowiadania na wnioski przesłane w dowolny sposób, w tym wnioski anonimowe (por. „Prawo dostępu do informacji publicznej przysługuje „każdemu” — czy zatem dziecko może złożyć wniosek o jej udostępnienie?”);
• inaczej jest w przypadku odmowy, która wymaga wydania decyzji administracyjnej, co znów wymaga prawidłowego pod względem formalnym podania;
• w tamtym czasie prawo pozwalało na składanie podań w formie dokumentu elektronicznego, pod warunkiem jednak, iż był on opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub osobistym (por. „Przysłany listelem do urzędu skan pisma z prośbą o wydrukowanie nie jest podaniem”);
• jednakże sporna decyzja została wydana na podstawie wniosku wysłanego „zwykłą” pocztą elektroniczną, a zatem nie został w żaden sposób podpisany (ani odręcznie, ani elektronicznie);
• stąd też organ powinien był wezwać zainteresowanego do usunięcia braków formalnych wniosku, pod warunkiem pozostawienia go bez rozpoznania;
• zaś decyzja wydana na podstawie niepodpisanego wniosku jest z mocy prawa nieważna (wyrok WSA w Warszawie z 29 maja 2023 r., II SA/Wa 1773/22);

skarga kasacyjna:

• po pierwsze postępowanie dot. udostępniania informacji publicznej na tyle odformalizowane, że kodeks postępowania administracyjnego stosuje się wyłącznie w zakresie wydania decyzji odmownej, ale nie etapów wcześniejszych;
• skoro więc ustawa nie precyzuje jak ma wyglądać od strony formalnej wniosek — to nie można wchodzić w inny tryb ze względu na rysujący się na horyzoncie sposób zakończenia sprawy;
• oznacza to, że wydanie decyzji o odmowie udostępnienia informacji publicznej na podstawie wniosku niepodpisanego było prawidłowe, zaś brak podpisu pod podaniem nie stanowi wady formalnej;

wyrok NSA:

• NSA od zawsze orzeka, że jeśli organ zamierza wydać decyzję administracyjną (lub umorzyć postępowanie w/s informacji publicznej), powinien uprzednio zażądać, z urzędu, od wnioskodawcy podpisania jego podania (art. 64 par. 2 kpa);
• owszem, polski system prawa nie ma charakteru precedensowego, zatem wcześniejsze wyroki mogą wyłącznie stanowić wskazówkę interpretacyjną — co przecież nie zmienia faktu, że taka ocena jest prawidłowa, a decyzja administracyjna wydana na podstawie wadliwego — na przykład niepodpisanego — wniosku jest nieważna;
• sęk w tym, że odformalizowanie postępowania w/s udip nie dotyczy każdego aspektu prawnego, zaś odesłanie do przepisów o decyzji ma charakter całościowy, czyli obejmuje także postępowanie „przeddecyzyjne”.

Biorąc pod uwagę taką wykładnię NSA oddalił skargę kasacyjną.