Prawie bym przegapił: opublikowana niedawno w Dzienniku Ustaw ustawa z deregulacją w tytule to nie tylko umowa leasingu w formie dokumentowej, acz pod żadnym rygorem, ale też nowelizacja procedury administracyjnej pozwalająca na doręczenie pisma osobie fizycznej upoważnionej do reprezentacji podmiotu, w przypadku niemożności doręczenia bezpośrednio adresatowi (ustawa z 21 maja 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego oraz doskonalenia zasad opracowywania prawa gospodarczego, Dz.U. z 2025 r. poz. 769).
A mianowicie, w pewnym skrócie:
- dla przypomnienia: zgodnie z przepisami kodeksu postępowania administracyjnego doręczenie pism do adresata nie będącego jednostką administracyjną lub organizacją społeczną następuje w lokalu siedziby i do rąk uprawnionych do odbioru, zaś w przypadku niemożności doręczenia w taki sposób obowiązuje zasada tzw. fikcji doręczenia (art. 45 kpa);
- te przepisy jednak na nic się zdają w sytuacji, gdy ujawniony adres jest fikcyjny lub podmiot został wykreślony z rejestru — urząd może wtedy co najwyżej powiedzieć „nie mamy państwa adresu i nic wam nie możemy zrobić”;
- i to się właśnie ma zmienić, bo już wkrótce w sytuacji obiektywnej niemożności doręczenia w tradycyjny sposób dopuszczalne będzie doręczenie pisma osobie fizycznej upoważnionej do reprezentacji adresata;
art. 45a § 1 kodeksu postępowania administracyjnego
W przypadku braku możliwości doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 45 z tego powodu, że podany przez jednostkę organizacyjną lub organizację społeczną adres jej siedziby nie istnieje, został wykreślony z rejestru lub jest niezgodny z odpowiednim rejestrem i nie można ustalić adresu siedziby, pismo doręcza się osobie fizycznej upoważnionej do reprezentowania adresata.
- (gdzie upoważnioną osobą fizyczną będzie np. członek zarządu (w spółkach, etc.), komplementariusz — ale już nie spółka uprawniona do reprezentacji innej spółki);
- co zrobić w przypadku reprezentacji łącznej podmiotu przez kilka osób fizycznych? na szczęście prawodawca pomyślał i o tym: wówczas pismo należy wysłać wszystkim osobom upoważnionym do reprezentowania adresata, ze skutkiem w chwili doręczenia pierwszej z tych osób (literalnie „najwcześniejszego”; czyli do wszystkich członków zarządu, komplementariuszy, etc.);
- ważniejsze pytanie: organ wysyła korespondencję do reprezentanta podmiotu, ale pod jaki adres? tu przepis milczy, ograniczając się do stwierdzenia, iż jeśli „ustalenie” adresu nie jest możliwe, pismo pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, z odpowiednią adnotacją do akt (dzień sporządzenia adnotacji jest datą, w którym doręczenie uznaje się za skuteczne)…
- …co oznacza, że obowiązkiem urzędu będzie ustalenie adresu osoby reprezentującej podmiot — i tu oczywiście można posiłkować się różnymi zbiorami danych, bo przecież adres zameldowania figuruje w rejestrze PESEL, zaś w aktach rejestrowych KRS powinien być uwidoczniony adres do doręczeń osób reprezentujących spółkę (praktyka wskazuje, że najczęściej jest nim… adres spółki ;-)
Zamiast komentarza: to na pewno dobra zmiana, bo na miganctwo nigdy dość środków zapobiegawczych — warto dodać, że wchodzi ona w życie po 30-dniowym vacatio legis, który to termin już leci od dwóch tygodni.