Przysłany listelem do urzędu skan pisma z prośbą o wydrukowanie nie jest podaniem (ale to nie oznacza, że można go skasować i problem z głowy)

Czy skan własnoręcznie podpisanego pisma jest podaniem w rozumieniu kpa? Czy skuteczne będzie wysłanie takiego listela z prośbą o wydrukowanie załącznika? Czy jednak brak opatrzenia dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym stanowi brak formalny pisma, podlegający usunięciu w sposób wynikający z kpa? (nieprawomocny wyrok WSA w Gdańsku z 10 września 2020 r., III SA/Gd 518/20).

Orzeczenie dotyczyło skargi na odmowę uwzględnienia podania („odwołania, zażalenia”) wysłanego do urzędu pocztą elektroniczną — w postaci skanu pisma.
Zaczęło się od tego, że interesantka wysłała — listelem, na adres starostwa — zażalenie na odmowę wydania przez starostę zaświadczenia (art. 217 kpa). Załącznikiem do wiadomości elektronicznej był załącznik (skan własnoręcznie podpisanego pisma — zażalenie), w jej treści wniosek o wydrukowanie załącznika; kilkanaście dni później do urzędu przyszedł pocztą oryginał zażalenia (na papierze).
Zdaniem SKO podanie wysłane za pośrednictwem poczty elektronicznej było bezskuteczne, albowiem należało je sygnować  kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym oraz przesłać je na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP (bo tak nawet wyjaśniała opublikowana w BIP instrukcja) — zaś późniejsze pismo spóźnione, co oznacza, że skarżąca uchybiła terminowi do wniesienia zażalenia.

art. 63 par. 1 i 3a kodeksu postępowania administracyjnego
§ 1. Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
§ 3a. Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno:
1) być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, lub uwierzytelniane w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej;
2) zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru;
3) zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie.

Zdaniem kobiety organ nie miał prawa ani uznać doręczenia pisma w formie skanu dokumentu za bezskuteczne, ani kwestionować oficjalnego, podanego na stronie internetowej starostwa, adresu poczty elektronicznej jako niewłaściwej formy komunikacji z organem, zwłaszcza, że od lat prowadzi korespondencję ze starostwem w ten sposób i nikt nigdy nie podważył jego skuteczności. Przesłanie skanu pisma stanowi prawidłowy sposób wnoszenia podań do urzędów, zaś zastrzeżona w art. 63 par. 3a kpa forma odnosi się wyłącznie do „pełnobrzmiących” podań elektronicznych, ale nie do zażalenia wniesionego na piśmie — w formie zeskanowanego tekstu, na którym złożyła własnoręczny podpis (zaś brak e-podpisu pod krótką wskazówką dla biura podawczego nie uzasadnia uznania podania za nieważne — bo ta prośba podaniem nie była). Platforma internetowa ePUAP jest nawet przez sam urząd traktowana jako alternatywna forma wpływu korespondencji, wyraźnie dopuszcza się załatwianie spraw urzędowych drogą mailową. Jeśli natomiast problemem jest potwierdzenie tożsamości, to trzeba mieć na uwadze, że przepis wyraźnie pozwala na wnoszenie podań telegrafem i telefaksem, które nie różnią się specjalnie od skanu pisma. Niezależnie od tego dostrzegając braki formalne organ powinien po prostu stronę wezwać do ich usunięcia.

Wojewódzki Sąd Administracyjny przypomniał, że zażalenie na postanowienie organu wnosi się w terminie 7 dni od jego doręczenia lub ustnego ogłoszenia, jeśli strona spóźni się z zażaleniem, organ odwoławczy stwierdza uchybienie terminu, zaś sama czynność jest bezskuteczna. Strona może zaskarżyć taką odmowę, wówczas postępowanie ogranicza się do zbadania czy rzeczywiście doszło do uchybienia terminu.
Wnoszenie podań w formie elektronicznej jest dopuszczalne, wymagane jest wówczas opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym, podpisem zaufanym lub uwierzytelnienie w inny, gwarantujący potwierdzenie pochodzenia i integralność weryfikowanych danych, sposób. Jednak skan podpisanego pisma nie jest podaniem wniesionym w sposób określony art. 63 par. 3a kpa, toteż obowiązkiem organu jest wezwać stronę –jeśli zna jej adres — do usunięcia braków formalnych (art. 64 par. 2 kpa). Przepis ten dotyczy także pism przesłanych w postaci cyfrowej, które nie zostały podpisane w sposób wymagany przepisami prawa (wyrok WSA w Warszawie z 11 sierpnia 2011 r., II SA/Wa 1319/11; wyrok NSA z 6 czerwca 2017 r., I OSK 203/17; wyrok NSA z 23 lutego 2018 r., II OSK 1901/17).

W ocenie WSA oznacza to, że wadliwe zażalenie zostało złożone we właściwym czasie, zatem obowiązkiem SKO było — zamiast odrzucać je z racji przekroczenia terminu — wezwać skarżącą do usunięcia braków formalnych pisma.

subskrybuj
Powiadom o
guest

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.

0 komentarzy
Inline Feedbacks
zerknij na wszystkie komentarze