Wynikająca z nowej ustawy o ochronie danych osobowych regulacja zasad monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy to nie jedyna nowelizacja kodeksu pracy. Począwszy od tego samego 25 maja 2018 r. dopuszczalny jest bowiem monitoring poczty elektronicznej pracownika przez pracodawcę.
Znowelizowany kodeks pracy (art. 111 uodo, Dz.U. z 2018 r. poz. 1000) pozwala na monitorowanie przez pracodawcę sposobu korzystania ze służbowej skrzynki email oraz innego sprzętu (komputera, telefonu, łączy internetowych) po pod warunkiem (art. 22(3) kp):
- że jest to z punktu widzenia pracodawcy konieczne dla takiej organizacji pracy, która pozwala na pełne wykorzystanie czasu pracy (ustawa nie mówi wprost o „kontroli czasu pracy”, ale przecież o to chodzi) oraz kontroli nad sposobem korzystania ze sprzętu powierzonego pracownikowi;
- sposób prowadzenia monitoringu służbowej poczty elektronicznej nie może polegać na naruszeniu tajemnicy treści korespondencji, której pracownik jest autorem lub adresatem — nie jest zatem dopuszczalne, niezależnie od tego, czy skrzynka jest „służbowa” czy „biurowa”, na ingerencji w przesyłane informacje; pracodawca nie może też naruszać innych dóbr osobistych (np. godności, prywatności, etc.).
art. 22(3) kp
§ 1. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej).
§ 2. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
§ 3. Przepisy art. 22(2) § 6-10 stosuje się odpowiednio.
§ 4. Przepisy § 1-3 stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu niż określone w § 1, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów określonych w § 1.
Ponadto pracodawca, który planuje wprowadzić monitoring poczty elektronicznej pracownika, powinien:
- niszczyć zapis z monitoringu poczty po 3 miesiącach, chyba że może być użyty jako dowód w postępowaniu (art. 22(3) par. 3 w zw. z art. 22(2) par. 3-5 kp);
- określać cele, zakres i sposób stosowania kontroli korzystania z emaila w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu;
- poinformować pracowników o planowanym uruchomieniu monitoringu, najpóźniej na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem — zapewne w tym momencie wypełniając obowiązek wynikający z art. 13 RODO (art. 22(3) par. 3 w zw. z art. 22(2) par. 10 kp);
- (nie wiem tylko jak oznaczyć teren objęty monitoringiem, art. 22(3) par. 3 w zw. z art. 22(2) par. 9 kp — chyba że „odpowiednie stosowanie” w tym przypadku oznacza niestosowanie przepisu.
Dla jasności: kodeks pracy wprost mówi o monitoringu poczty elektronicznej, ale art. 22(3) par. 4 kp pozwala także na wprowadzenie innego rodzaju kontroli (innego sprzętu lub zasobów), oczywiście po spełnieniu tych samych wymogów prawnych.