Kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis osobisty, podpis zaufany… — skutki i moc prawna

Sto razy tłumaczyłem werbalnie, ze sto listeli napisałem… Wychodzi na to, że mnogość rozwiązań i możliwości nie sprzyja łatwemu ogarnianiu tematu (błędy i wypaczenia widuje się nawet w przekaziorach, które porządnie opisują ważne sprawy, ale gubią się w szczegółach), zatem czas na kolejny tekst, do którego będę linkował, zamiast po raz kolejny się rozpisywał — czyli jaki mają skutek i moc prawną: kwalifikowany podpis elektroniczny — podpis osobisty — podpis zaufany?

Dalej będzie w punktach, bo tak prościej, od najlepszego do najmniej przydatnego:

• jeśli lubisz rzeczy proste i skuteczne, ale wiesz, że pewne rzeczy muszą kosztować — wybierz kwalifikowany podpis elektroniczny;
• kupując certyfikat kwalifikowanego podpisu elektronicznego dysponujesz rozwiązaniem, które załatwia wszystkie problemy nowoczesnego świata: opatrzenie dokumentu kwalifikowanym e-podpisem wywiera skutek prawny równoważny złożeniu podpisu własnoręcznego (art. 25 ust. 2 rozporządzenia eIDAS), zaś wyrażone w ten sposób oświadczenie woli ma identyczny status jak złożone w formie pisemnej;

• kwalifikowany podpis elektroniczny będzie zatem niezbędny w przypadku wszystkich zawieranych na odległość umów, które dla swej ważności wymagają zachowania formy pisemnej;
• dla przypomnienia: umową, która wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności jest np. umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych (art. 53 pr.aut.), udzielenie wyłącznej umowy licencyjnej (art. 67 ust. 5 pr.aut.), ale też umowa o przejęcie długu (art. 522 kc), leasing (art. 709(2) kc), oświadczenie poręczyciela o poręczenie długu (art. 876 par. 2 kc), umowa o pracowniczym zakazie konkurencji (art. 101(3) kp), etc., etc.;
• ważne: nie istnieje obowiązek zawierania pisemnych umów na wszystko, zatem niekiedy kwalifikowany podpis elektroniczny może stanowić eksces intensywny ;-) — odkąd szereg umów można zawierać (nie: podpisywać) na gębę lub w nieco bardziej wyszukany sposób, dopóty super rozwiązaniem jest forma dokumentowa czynności prawnej;
• upraszczając: kwalifikowany podpis elektroniczny wymięka dopiero tam, gdzie trzeba iść do notariusza, ponieważ forma aktu notarialnego lub podpis poświadczony notarialnie to nieco grubsza sprawa (bajdełej: czy rejenci są w stanie poświadczyć podpis kwalifikowany?).

• W tym miejscu płynnie przechodzimy do drugiego, tylko nieco gorszego rodzaju fikuśnych podpisów — jakim jest darmowy podpis osobisty;
• gwoli przypomnienia: podpis osobisty to rodzaj zaawansowanego podpisu cyfrowego, którego certyfikat jest zapisany — całkowicie za darmo, acz dla tylko chętnych — w warstwie elektronicznej dowodu osobistego (chodzi o dokument według każdego wzoru wydawanego od marca 2019 r.);
• skutki opatrzenia dokumentu podpisem osobistym są bardzo bliskie użycia podpisu kwalifikowanego — no właśnie: bardzo bliskie, ponieważ zgodnie z prawem zastosowanie podpisu osobistego wywołuje skutek podpisu odręcznego wyłącznie w odniesieniu do podmiotu publicznego (dlatego podpis osobisty mamy w kpa, w prawie podatkowym, w informatyzacji i doręczeniach elektronicznych, w sprawozdaniach finansowych spółek i nawet we wnioskach do KRS i w skargach do WSA/NSA);
• natomiast w innych relacjach — np. cywilnoprawnych z kontrahentem — podpis osobisty będzie „chodził”, ale pod warunkiem obopólnej zgody stron;

• tłumacząc z prawniczego na ludzkie: co do zasady złożenie podpisu osobistego na umowie przygotowanej w postaci pliku PDF nie jest wystarczające do uznania, iż została zachowana forma pisemna — ale jeśli strony zgodzą się na dodanie, gdzieś w treści tej umowy, drobnej klauzulki (np. „strony zgodnie ustalają, iż do zachowania formy pisemnej w rozumieniu niniejszej umowy wystarczy opatrzenie danych podpisem osobistym”), to umowa, która wymaga formy pisemnej ad solemnitatem, będzie ważna (np. o zbycie praw autorskich czy leasingowa);
• nie zapominajcie: chociaż podpis kwalifikowany bezwarunkowo, a podpis osobisty w relacjach z podmiotami publicznymi jest tożsamy ze złożeniem podpisu odręcznego na papierku, jednak procedura sądowa nie zawsze nadąża, więc nie należy tego interpretować jako generalnej możliwości wnoszenia elektronicznych pism do sądu (por. „Czy wniesienie apelacji drogą elektroniczną — poprzez platformę ePUAP — jest skuteczne?”);
• ciekawe, że chociaż podobne są zasady identyfikacji i uwierzytelniania, pod względem technicznym podpis osobisty niespecjalnie różni się od kwalifikowanego podpisu elektronicznego (poniżej garść wyimków z raportu weryfikacji dokumentu PDF podpisanego na dwa sposoby; P.T. Czytelnicy bieglejsi w sprawach technicznych potwierdzą lub zaprzeczą, że algorytm klucza publicznego ECDSA, chociaż krótszy od RSA, wcale nie jest gorszy), zaś główna różnica polega na tym, że wystawca podpisu osobistego (MSWiA) nie jest kwalifikowanym dostawcą usług zaufania (i, o ile dobrze rozumiem rozporządzenie eIDAS, nigdy nim nie będzie);

• natomiast bez dwóch zdań nawet bez zgody stron złożenie podpisu osobistego skutkuje zachowaniem formy dokumentowej — takiej, która obejmuje oświadczenie woli złożone na nośniku, w sposób umożliwiający zapoznanie się z treścią owej informacji, a sposób sporządzenia dokumentu umożliwia ustalenie tożsamości osoby, która je złożyła (art. 77(2) kc);
• osobiście bym powiedział, że chyba nie ma lepszego sposobu na uzyskanie formy dokumentowej, niż zastosowanie popisu osobistego, a przydaje się ona nie tylko przy zawarciu umowy pożyczki o wartości przeszło 1 tys. złotych (art. 720 par. 2 kc), przy zawieraniu i rozwiązywaniu umów telekomunikacyjnych, do dokonywania niektórych czynności w/g przepisów kodeksu spółek handlowych, etc.), ale też na uprawdopodobnienie faktu dokonania czynności prawnej (art. 74 par. 2 kc) lub nieco poważniejsze sformalizowanie umowy, która dla swej skuteczności nie wymaga zachowania formy pisemnej (użycie podpisu osobistego właściwie rozwiązuje problem określenia kto dokument podpisał);
• dla jasności: moc prawna polskiego podpisu kwalifikowanego rozpościera się wszędzie tam, gdzie obowiązuje rozporządzenie eIDAS, jednak podpis osobisty co do zasady może być zrównany z własnoręcznym tylko w Polsce (aczkolwiek nie wykluczam, że istnieje możliwość, że podobne rozwiązania będą w przepisach innych państw Unii, zaś na gruncie prawa prywatnego międzynarodowego skutki ich zastosowania da się jakoś przyrównać, art. 25 ust. 1 ppm).

• Trzecim — niewątpliwie najprostszym w uzyskaniu i być może w użyciu (przyznam, że nie mam wielkiego doświadczenia jeśli chodzi o podpisywanie w ten sposób zewnętrznych dokumentów), ale najbardziej felernym od strony prawnej — rodzajem podpisu jest podpis zaufany;
• podpis zaufany to ten, który może mieć każdy użytkownik sytemu teleinformatycznego zapewniającego obsługę publicznego systemu identyfikacji elektronicznej; mówiąc po ludzku: jeśli masz profil zaufany, to możesz też podpisywać dane podpisem zaufanym (za darmo i bez specjalnych formalnych wysiłków);
• dlaczego felernym? zainteresowani użytkownicy chętnie powołują się na przepis, zgodnie z którym skutek prawny opatrzenia danych podpisem zaufanym jest równoważny złożeniu podpisu własnoręcznego, zaś jego ważność i skuteczność nie może być podważana ze względu na postać elektroniczną;

• wszystko fajnie-pięknie, ale przecież podpis zaufany jest uregulowany w ustawie o informatyzacji, która dotyczy ściśle określonych podmiotów publicznych (m.in. organów administracji publicznej, sądów, prokuratury, jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych i funduszy celowych, ZUS, KRUS, NFZ, SPZOZ, uczelni, etc.,etc., art. 2 ust. 1 ustawy) — zatem prawidłowe zdanie powinno brzmieć: skutek prawny opatrzenia danych podpisem zaufanym jest równoważny złożeniu podpisu własnoręcznego — ale tylko w relacjach z podmiotem publicznym;
• natomiast nie istnieje jakikolwiek przepis pozwalający zrównać, choćby wszyscy zainteresowani się zgadzali, skutków zastosowania podpisu zaufanego z podpisem własnoręcznym, przeto zastosowanie podpisu zaufanego nigdy nie będzie tożsame z zachowaniem formy pisemnej;
• odpowiadając na podchwytliwe pytania: opatrzona podpisem zaufanym umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych lub licencja wyłączna będzie nieważna (w tym sensie, że jej jedynym skutkiem może być udzielenie licencji niewyłącznej), natomiast podpisana w ten sposób umowa o pracę będzie ważna — z wyjątkiem zakazu konkurencji (oraz ew. postanowień o zbyciu praw do utworów), etc.,etc.

• Kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis osobisty, podpis zaufany — a co z alternatywnymi, mniej lub bardziej startutopistycznymi rozwiązaniami? no cóż, każde z rozwiązań, które nie jest podpisem kwalifikowanym, ma jedną zasadniczą bolączkę: nie daje nic więcej niż całkowicie darmowy, powszechny podpis osobisty („Podpis Autenti pozwala na składanie oświadczeń woli w formie dokumentowej. Ten sposób podpisywania jest w pełni wystarczający dla 90% dokumentów i umów w obrocie gospodarczym” — to zdanie jest w 100% prawdziwe, zatem po co przepłacać?);
• forma dokumentowa będzie wystarczająca przy zawieraniu umów zlecenia i o dzieło, umowy najmu (miejmy na uwadze przepis pozwalający wyłączyć ryzyko wypowiedzenia umowy przez nabywcę rzeczy najętej, art. 678 par. 2 kc), sprzedaży (ciekawe jak wydział komunikacji zareagowałby na umowę sprzedaży auta zawartą w formie dokumentowej ;-) umowy o pracę (wprawdzie zawiera się ją „na piśmie”, ale ustawodawca przytomnie zauważa, że jednak nie zawsze, art. 29 par. 2 kp), etc.,etc. — dopóki zatem nie wejdziemy w obszar, gdzie forma pisemna jest wymagana pod rygorem nieważności, umowy kredytu bankowego („powinna być zawarta na piśmie”, art. 69 ust. 2 pr.bank., art. 29 ust. 1 ukk — ale już udzielenie i potwierdzenie gwarancji bankowej „następuje na piśmie pod rygorem nieważności”, art. 81 ust. 2 pr.bank).

Podsumowując: oferowane rozwiązania — kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis osobisty i podpis zaufany — mogą wydawać się dość podobne technicznie, jednak niechaj właśnie te podobieństwa nikogo nie zwiodą. Skutek użycia poszczególnych rozwiązań może się od siebie znacznie — w takim zakresie, w jakim umowa jest ważna lub nieważna — różnić, więc wybierajcie z głową.