Nowe przepisy w/s prowadzenia dokumentacji pracowniczej (od 1 stycznia 2019 r.)

Krótko i na temat: wczoraj w Dzienniku Ustaw opublikowano nowe rozporządzenie MRPiPS regulujące szczegółowe zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym w postaci elektronicznej, a także odbioru własnej dokumentacji przez pracowników (rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).
Chodzi oczywiście o przepisy wykonawcze do zmian w kodeksie pracy, które wchodzą w życie już 1 stycznia 2019 r. (por. „Prowadzenie akt pracowniczych w formie elektronicznej i obowiązek wypłaty wynagrodzenia za pracę przelewem”).

Z ciekawostek, na które chyba warto zwrócić uwagę:

  • skoro dokumentacja pracownicza to dane osobowe, to sposób jej prowadzenia i przechowywania w postaci elektronicznej musi zapewniać bezpieczeństwo (realizowane poprzez zapewnienie: dostępności wyłącznie dla osób upoważnionych, ochrony przed zniszczeniem oraz stosowanie metod ochrony, których skuteczność jest „powszechnie uznawana”), a także odporność na nieuprawnione zmiany, identyfikację osób mających dostęp do danych, rejestrowanie dokonywanych zmian — oraz możliwość eksportu do innego systemu teleinformatycznego (par. 9-10 rozporządzenia; par. 8 odnosi się do dokumentacji prowadzonej na papierze);
  • prowadzenie dokumentacji elektronicznej w formie elektronicznej nie oznacza, że w obiegu nie może pojawić się „dokument w postaci papierowej” — w takim przypadku należy go skserować i opatrzyć e-podpisem lub e-pieczęcią pracodawcy; warunki techniczne „odwzorowań cyfrowych” określa załącznik do rozporządzenia (m.in. minimalna rozdzielczość 200 dpi dla czarno-białych wydruków w formacie A4, 300 dpi dla rękopisów, 1600 dpi dla fotografii (dłuższy bok);
  • przenoszenie dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi wymaga nie tylko odrębnego zapisania każdego pliku, ale także przyporządkowania zestawu metadanych (XML) określających m.in. identyfikator dokumentu, jego rodzaj, datę powstania, numer PESEL pracownika, jego imię i nazwisko, nazwę pracodawcy (specyfikację pliku XML będzie można poznać… ze strony BIP ministerstwa) — ale już sam uporządkowany zbiór przekazuje się w jednym skompresowanym pliku, który także powinien zostać e-podpisany (par. 13-14);
  • rozporządzenie reguluje także sposób doręczania informacji o możliwości odbioru własnej dokumentacji przez pracownika (jest tu nawet jakże kochana przez obywateli procedura fikcji doręczenia, par. 15 ust. 3-5);
  • dokumentacja pracownicza może być wydawana zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej — na nośniku, odebranym osobiście za pokwitowaniem lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jednak pod warunkiem jednoznacznej identyfikacji adresata oraz potwierdzenia doręczenia (par. 16); (analogicznie wyglądają przepisy dotyczące wydawania kopii dokumentacji pracowniczej, par. 18).

Dla jasności:

  • rozporządzenie wchodzi w życie 1 stycznia 2019 r. (par. 23 rozporządzenia);
  • nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej stosuje w całości się do pracowników, z którymi stosunek pracy został nawiązany po 1 stycznia 2019 r. (par. 19 rozporządzenia);
  • w odniesieniu do pracowników pracujących już przed 2019 r. rozporządzenie ma zastosowanie częściowe (par. 20 rozpisuje to dość szczególarsko);
  • pracodawcy mają obowiązek dostosować warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej i akt osobowych pracowników już niepracujących najpóźniej do 1 stycznia 2020 r. (par. 22 ust. 2 rozporządzenia) — oczywiście chodzi tu o zabezpieczenie tych danych osobowych w sposób określony w par. 8 rozporządzenia (nie ma obowiązku „przekładania” tych akt na nowe zasady).

I to by było chyba na tyle, na razie.

subskrybuj
Powiadom o
guest

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.

0 komentarzy
Inline Feedbacks
zerknij na wszystkie komentarze
0
komentarze są tam :-)x