Czy ustna informacja o wypowiedzeniu umowy o pracę jest sprzeczna z RODO? Jeśli mniej lub bardziej przypadkowo doszła do uszu osób postronnych? Zanim powiecie, że to głupie pytanie: czy wypowiedzenie na głos danych osobowych w ogóle podlega pod RODO? Które zajmuje się przetwarzaniem w sposób zautomatyzowany lub w zbiorze danych?
wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 23 lipca 2025 r. (III OSK 310/25)
Ujawnienie danych pracownika związanych z wypowiedzeniem umowy o pracę podmiotom trzecim, jest przetwarzaniem danych pracownika ze zbioru posiadanego przez pracodawcę.
opis stanu faktycznego:
- sprawa zaczęła się od czterokrotnej próby doręczenia pracownikowi — przewodniczącemu organizacji zakładowej NSZZ „Solidarność”, nieobecnemu w pracy, acz z zachowaniem prawa do wynagrodzenia — oświadczenia o rozwiązaniu stosunku pracy;
- pracownik nie odbierał korespondencji wysłanej kurierem, przeto finalnie przedstawiciele pracodawcy zastali mężczyznę w poczekalni biura poselskiego; adresat odmówił przyjęcia pisemnego oświadczenia, więc goście pozostawili je na stole, dorzucając werbalne wyjaśnienie, iż chodzi o wypowiedzenie…
- …więc zainteresowany złożył skargę na ujawnienie osobom postronnym przebywającym w poczekalni jego danych osobowych w postaci informacji o utracie pracy, dopatrując się naruszenia także w fakcie, że pismo zostało położone na stoliku;
art. 2 ust. 1 RODO
Niniejsze rozporządzenie ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych w sposób całkowicie lub częściowo zautomatyzowany oraz do przetwarzania w sposób inny niż zautomatyzowany danych osobowych stanowiących część zbioru danych lub mających stanowić część zbioru danych.
art. 4 pkt 2 RODO
przetwarzanie” oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;
- w wydanej decyzji PUODO stwierdził, że pracodawca miał prawo przekazać oświadczenie poprzez przedstawiciela, zaś firma nie ponosi odpowiedzialności za to, co się działo z pismem po jego doręczeniu (upraszczając: nie odpowiada za to, że zainteresowany jego nie wziął, lecz zostawił na stoliku), aczkolwiek nie było potrzeby głośnego przedstawiania celu wizyty, albowiem w ten sposób doszło do ujawnienia danych osobowych, za co firma otrzymała upominienie;
pierwsze podejście:
- w pierwszym podejściu WSA uznał, że choć spór dotyczy użycia danych personalnych człowieka, to przecież nie przetwarzania, lecz raczej ochrony dóbr osobistych w postaci prawa do prywatności, czyli sfery poza zakresem kompetencji PUODO, a więc decyzja została uchylona (wyrok WSA w Warszawie 15 września 2020 r., II SA/Wa 2227/19),
- natomiast NSA dostrzegł w sprawie pewien paradoks: otóż RODO zajmuje się przetwarzaniem danych w sposób całkowicie lub częściowo zautomatyzowany, a przetwarzanie w sposób niezautomatyzowany objęte jest zakresem zastosowania rozporządzenia tylko wówczas, jeśli dane wchodzą w zakres zbioru;
- co do zasady publiczne posłużenie się imieniem i nazwiskiem, poprzez zwrócenie się do jakiejś osoby, nawet jeśli jest przetwarzaniem danych osobowych, to z pewnością nie jest przetwarzaniem zautomatyzowanym, ani też nie oznacza pracy na zbiorze danych osobowych, zatem wykracza poza zakres zastosowania RODO;
- jednakże w spornej sprawie nie jest to takie jednoznaczne, bo przecież dane skarżącego z pewnością były przetwarzane w aktach osobowych, które tworzą zbiór, no i tamże trafiło oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę — trudno powiedzieć, że do przetwarzania nie stosuje się przepisów RODO;
- biorąc więc pod uwagę, że żadna z istotnych okoliczności sprawy nie została przez PUODO prawidłowo udowodniona — nie jest nawet oczywiste, czy dane osobowe rzeczywiście zostały ujawnione osobom trzecim — wyrok WSA został uchylony (wyrok NSA z 23 lutego 2024 r., III OSK 3838/21);
drugie podejście:
- w drugim podejściu WSA, związany stanowiskiem NSA, przyjął, iż chociaż pracodawca niekiedy jest uprawniony do ujawnienia imienia i nazwiska oraz np. danych kontaktowych pracownika, to zawsze istotny jest kontekst przetwarzania;
- skoro chodzi o kontekst: trudno sobie wyobrażać okoliczności usprawiedliwiające upublicznienie informacji o rozwiązaniu stosunku pracy w powiązaniu z danymi osobowymi zwalnianego pracownika;
- i znów: PUODO nie zdecydował się skorzystać z zeznań świadków, a więc nieprawidłowo przeprowadził postępowanie dowodowe, co wyklucza prawidłową ocenę decyzji, zatem w wydanym orzeczeniu decyzja została uchylona (wyrok WSA w Warszawie z 15 października 2024 r., II SA/Wa 603/24);
skargi kasacyjne:
- na ten wyrok wniesiono dwie skargi kasacyjne: zdaniem PUODO stan faktyczny został prawidłowo ustalony i oceniony;
- natomiast zdaniem spółki ustna informacja nigdy nie może być rozpatrywana jako część zbioru danych osobowych — zaś tak czy inaczej skarżący już wcześniej upublicznił wszystkie informacje o rozwiązaniu umowy o pracę,
wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego:
- NSA nie zgodził się z żadnym z zarzutów: po pierwsze sąd administracyjny sprawuje kontrolę, ale nie nadzór nad działalnością organów, a więc nie może wyręczać urzędu w jakimkolwiek aspekcie jego działalności; to PUODO ma wszelkie mechanizmy pozwalające przeprowadzić postępowanie dowodowe, w celu rozstrzygnięcia spornych okoliczności, w tym ustalić czy w ogóle doszło do ujawnienia imienia i nazwiska osobom trzecim;
- po drugie nie ma wątpliwości, że pracodawca jest administratorem danych osobowych pracowników, zaś pracownicze akta osobowe są zbiorem danych osobowych — nośnikiem informacji uporządkowanym według określonych kryteriów, zarazem dokument wypowiedzenia umowy o pracę jest elementem tego zbioru;
- skoro dane pracownika są przetwarzane w zbiorze, to RODO ma zastosowanie, a skoro RODO zasadniczo zakazuje upubliczniania danych osobowych, to zakaz ten dotyczy także informacji pochodzących z teczek personalnych pracowników.
Stwierdzając, że ustna informacja o wypowiedzeniu umowy może być sprzeczna z RODO — bo chociaż wygłoszenie czyjegoś imienia i nazwiska pod RODO nie podlega, to przecież akta pracownicze są zbiorem danych, a nazwisko pracownika wzięło się z akt i z dokumentu — NSA oddalił obie skargi kasacyjne.