Strona postępowania administracyjnego ma prawo zapoznawania się ze zgromadzonymi materiałami, to oczywista oczywistość. Czy zatem organ powinien zapewnić stronie elektroniczny wgląd w akta sprawy, czy jednak wystarczy, że umożliwi przeglądanie dokumentów w urzędzie? (nieprawomocny wyrok WSA w Warszawie z 13 kwietnia 2022 r., II SA/Wa 3772/21).
Sprawa zaczęła się od złożonego do PUODO wniosku o udostępnienie nieuwierzytelnionych kopii dokumentów — plików zawierających materiały z prowadzonego postępowania.
PUODO uznał, że strona ma prawo wglądu w akta sprawy, w ramach tego uprawnienia może sporządzać — w urzędzie — notatki, kopie i odpisy; ponadto organ administracji publicznej może, ale nie musi, zapewnić możliwość przeglądania akt za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Biorąc zatem pod uwagę, że używany system elektronicznego zarządzania dokumentacją ma tylko charakter pomocniczy (urząd posługuje się nim głównie w zakresie komunikacji ze stronami), uwzględnienie wniosku wymagałoby rozszycia i zeskanowania dokumentów (i przezwyciężenia „trudności sprzętowych”) — czyli dużego nakładu pracy — a więc odmówił uwzględnienia wniosku.
art. 73 kodeksu postępowania administracyjnego
§ 1. Strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania.
§ 1a. Czynności określone w § 1 są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu. (…)
§ 3. Organ administracji publicznej może zapewnić stronie dokonanie czynności, o których mowa w § 1, w swoim systemie teleinformatycznym, po uwierzytelnieniu strony w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
W skardze na to postanowienie wnioskodawczyni zauważyła, że PUODO koresponduje ze stronami poprzez ePUAP, przesyłane w ten sposób dokumenty mają postać elektroniczną, a więc niezbędny system teleinformatyczny posiada, zatem nie wiadomo na jakie „trudności sprzętowe” się powołuje.
Wojewódzki Sąd Administracyjny przypomniał, że prawo wglądu w akta sprawy jest elementem zasady jawności postępowania administracyjnego i zapewnienia czynnego udziału strony w postępowaniu, a także służy realizacji zasady informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych związanych ze sprawą — zatem „na organie ciąży obowiązek stworzenia warunków gwarantujących stronie realną możliwość zapoznania się z materiałem dowodowym zgromadzonym w aktach administracyjnych i jego wykorzystania w ramach uprawnień procesowych”. W ramach swego uprawnienia strona ma prawo nie tylko przeglądać akta i sporządzać notatki, ale też żądać wydania uwierzytelnionych odpisów. W prawie do wglądu w akta sprawy mieści się także „sporządzenie przez organ, w sposób wynikający z jego możliwości technicznych i organizacyjnych, na wniosek strony, kopii dokumentacji” (uchwała NSA z 8 października 2018 r., I OPS 1/18).
W ramach realizacji uprawnienia strony organ może — może, ale nie musi — zapewnić możliwość dostępu do materiałów poprzez system teleinformatyczny. Jeśli następuje odmowa dostępu on-line, organ powinien jednak podać, czy dysponuje odpowiednim systemem teleinformatycznym; jeśli odmawia mimo tego, że możliwości techniczne istnieją, powinien przedstawić konkretne, odnoszące się do stanu faktycznego, uzasadnienie. Co więcej nie można odmówić wglądu drogą elektroniczną z powołaniem się na to, że strona zawsze może przyjść do urzędu i osobiście poprzeglądać akta.
Stwierdzając, że złożony wcześniej przez tę samą zainteresowaną wniosek o elektroniczny wgląd w akta sprawy nie napotkał ze strony PUODO takiej obstrukcji WSA orzekł o uchyleniu zaskarżonego postanowienia, zatem teraz urząd powinien zająć się sprawą raz jeszcze, biorąc pod uwagę jego wskazówki (albo też skarżyć wyrok, rzecz jasna).