Czy przekazanie pracownikowi służbowej karty płatniczej oznacza powierzenie mienia do wyliczenia się? Jeśli pracownik ma obowiązek wydawać pieniądze tylko w celach związanych z firma i udokumentować każdą płatność? Na kim spoczywa ciężar dowodu w sporze o nierozliczenie się pracownika z płatności dokonanych kartą służbową: na firmie, która dochodzi należności? Czy na pracowniku — bo w przypadku powstania szkody w mieniu powierzonym kodeks pracy przewiduje domniemanie winy?
wyrok Sądu Okręgowego w Szczecinie z 8 października 2024 r. (VI Pa 98/23)
Przesłanką odpowiedzialności pracownika za szkodę w mieniu powierzonym jest wina — wobec treści art. 124 § 3 kp obowiązuje domniemanie prawne, że szkoda powstała z winy pracownika.
opis stanu faktycznego:
- sprawa dotyczyła roszczeń pracodawcy przeciwko byłemu pracownikowi (menedżerowi i prokurentowi, który zajmował się m.in. sprawami oddziału spółki), a wynikających z braku rozliczenia transakcji służbową kartą płatniczą (w sumie 18,5 tys. zł);
- wewnętrzne regulacje pracodawcy były takie, że każda operacja kartą była traktowana jako zaliczka pieniężna, którą należało rozliczyć w ciągu 3 dni, a kwoty nierozliczone mogły być potrącone z wynagrodzenia przysługującego pracownikowi;
- natomiast w praktyce menedżerowi zdarzało się spóźniać z przedstawianiem dokumentów i faktur, aczkolwiek pracodawca nigdy nie robił z tego problemów (także ze względu na pogorszenie się płynności finansowej przedsiębiorstwa — dość rzec, że pieniądze z karty szły także na bieżące finansowanie działalności i spłatę kontrahentów)…
- …aż po kilku latach pracownik został zwolniony w trybie art. 52 kp, po czym firma wezwała go do zwrotu nierozliczonych wypłat z bankomatu — i wytoczyła powództwo o zapłatę;
art. 124 par. 1 i 3 kp
§ 1. Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:
1) pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności, […]
odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.
§ 3. Od odpowiedzialności określonej w § 1 i 2 pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.
art. 291 par. 2 i 3 kp
§ 2. […] roszczenia pracodawcy o naprawienie szkody, wyrządzonej przez pracownika wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych, ulegają przedawnieniu z upływem 1 roku od dnia, w którym pracodawca powziął wiadomość o wyrządzeniu przez pracownika szkody, nie później jednak niż z upływem 3 lat od jej wyrządzenia.
§ 3. Jeżeli pracownik umyślnie wyrządził szkodę, do przedawnienia roszczenia o naprawienie tej szkody stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.
wyrok sądu I instancji:
- sąd pracy przypomniał, iż co do zasady pracownik ponosi pełną odpowiedzialność za powierzone mienie, podobnie w przypadku umyślnego wyrządzenia szkody w majątku pracodawcy;
- jednak nie oznacza to możliwości przerzucenia na podwładnego bałaganu panującego u pracodawcy: skoro już wcześniej pojawiały się opóźnienia i nieścisłości w rozliczeniach, a pracodawca taki stan tolerował (bo przecież w ten sposób finansował biznes), to w sumie można powiedzieć, że pracodawca nie jest w stanie udowodnić ani tego, że określone kwoty powierzył z obowiązkiem wyliczenia się, ani też, iż szkoda powstała wskutek zachowania pozwanego (zgodnie z art. 116 kp ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy);
- niezależnie od tego wszelkie roszczenia uległy przedawnieniu, albowiem 1-roczny okres przedawnienia ma zastosowanie także do roszczeń zakładu pracy z tytułu niewyliczenia się lub niezwrócenia mienia powierzonego pracownikowi, przy czym okres ten należało liczyć od daty potencjalnego rozliczenia płatności kartą — wszakże firma nie może skutecznie twierdzić, że nie wiedziała o wydatkach;
- nie jest przy tym dopuszczalne zastosowanie ogólnych reguł przedawnienia roszczeń deliktowych: raz, że braku rozliczenia zaliczki nie można traktować jako umyślne wyrządzenie szkody, a dwa, że skoro pracodawca niczego nie wykazał — to także umyślności po stronie pozwanego;
- taka wykładnia doprowadziła sąd do wniosku, iż jedynym rozwiązaniem jest oddalenie powództwa w całości;
apelacja pracodawcy:
- w apelacji od tego orzeczenia pracodawca podkreślił, że orzecznictwo stoi na stanowisku, iż pracowniczy obowiązku sprawowania pieczy nad powierzonym mieniem tworzy domniemanie winy, a przesłanką domniemania jest fakt powstania szkody (wyrok SN z 10 czerwca 2021 r., III PSKP 19/21);
- skoro więc menedżer wiedział o obowiązku rozliczenia transakcji kartą służbową, a więc płatności nie rozliczył, to można przyjąć, iż jego działanie było umyślne i zawinione;
- zaś tak czy inaczej pracownik może uwolnić się od obowiązku naprawienia szkody w mieniu powierzonym do wyliczenia się tylko wówczas, jeśli udowodni, że szkoda powstała z niezależnych od niego przyczyn — wszystko, co musi wykazać firma, to fakt, że szkoda powstała;
- a przecież płacenie służbową kartą za prywatne wydatki oznacza brak możliwości rozliczenia się — czyli wiąże się ze stuprocentową odpowiedzialnością pracownika;
orzeczenie sądu odwoławczego:
- sąd II instancji przypomniał, że odpowiedzialność materialna pracownika za mienie powierzone jest oparta na zasadzie winy domniemanej: dochodząc roszczeń z tego tytułu pracodawca musi udowodnić wyłącznie fakt wyrządzenia szkody i jej wysokość, przy czym wystarczające jest wykazanie, iż pracownik się nie rozliczył;
Mienie powierzone różni się od każdego innego mienia pracodawcy wykorzystywanego rutynowo w procesie pracy nie faktem jego powierzenia w jakiś szczególny sposób, lecz tym, że z powierzeniem mienia wiąże się obowiązek jego zwrotu lub wyliczenia się z niego (obowiązek zwrotu zachodzi w przypadku rzeczy oznaczonych co do tożsamości, natomiast obowiązek wyliczenia się w przypadku np. pieniędzy).
- toteż dla uchylenia się od odpowiedzialności pracownik powinien obalić to domniemanie, tj. udowodnić, iż szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych (art. 124 par. 3 kp);
- skoro więc zgodnie z wewnętrznymi zasadami użytkowania służbowych kart płatniczych karta stanowiła mienie powierzone pracownikowi, wszelkie transakcje były traktowane jako zaliczka do rozliczenia (fakturą, rachunkiem, etc.), a pracownik ponosił pełną odpowiedzialność finansową za wszystkie wykonane operacje, to wystarczającym dowodem jest przedstawiony przez pracodawcę wyciąg z rachunku karty — zaś jedynym sposobem na skuteczną ripostę ze strony pracownika jest wykazanie, iż pieniądze zostały wydane na cele służbowe;
Pracownik w ramach „wyliczenia się” ma wykazać, że pieniądze zostały wydatkowane zgodnie z ich przeznaczeniem,
- nierozliczenie się pracownika z płatności kartą służbową oznacza przywłaszczenie pieniędzy i wiąże się z winą umyślną, co najmniej w zamiarze ewentualnym, zaś stopień winy należy oceniać także biorąc pod uwagę stanowisko zajmowane przez pracownika (menedżer sprawujący funkcję prokurenta spółki), zaś samowolne zadysponowanie środkami pozostawionymi do rozliczenia stanowi czyn niedozwolony;
- umyślność winy wyklucza natomiast możliwość przyjęcia rocznego terminu przedawnienia roszczeń, zatem takie należności przedawniają się dopiero po upływie trzech lat (art. 291 par. 3 kp w zw. z art. 442(1) kc), licząc oczywiście od daty, kiedy pracodawca uzyskał wiadomość o faktach, z których można i należy wyprowadzić wniosek, iż pracownik wyrządził mu szkodę…
- …czyli nie od momentu płatności kartą, ani od dnia, w którym firma dostała wyciągi z karty, lecz od dnia wskazanego jako termin rozliczenia się z transakcji (przy czym pracownik miał „obowiązek składać dokumenty księgowe niezwłocznie, ale nie później niż 30 dni od chwili ich otrzymania, w razie natomiast braku dokumentów obowiązek zwrotu kwoty powstał w terminie 7 dni od chwili płatności kartą”);
- a skoro przedawnienie tych roszczeń następuje po 3 latach od ich wymagalności, to firma zdążyła z pozwem w odniesieniu do kwoty 4,5 tys. zł, przeto nakazując zwrot takiej kwoty sąd zasądził od strony wygrywającej na rzecz przegrywającego przeszło 1,9 tys. zł kosztów (czyli klasyczne „wygrał ale przegrał”).