Czy RODO określa termin, w którym urząd musi rozpatrzyć skargę na błędy w przetwarzaniu danych osobowych? Czy organ ochrony danych powinien wydać decyzję w ciągu trzech miesięcy, czy wystarczy, że w tym czasie zajmie się sprawą i powiadomi skarżącego o swojej aktywności? Czy trzy prawomocne wyroki w sprawie — i brak decyzji — można oceniać jako przewlekłość prowadzonego przez PUODO postępowania?
wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 5 listopada 2025 r. (III OSK 1397/25)
Sposób organizacji pracy danego urzędu, ewentualny brak należytej obsady czy też wakaty na stanowiskach urzędniczych nie są okolicznościami zwalniającymi organ od obowiązku respektowania terminów określonych przepisami procedury administracyjnej.
opis stanu faktycznego, etap pierwszy:
- sprawa zaczęła się w 2018 r. od wysłanego do starosty powiatowego żądania usunięcia z opublikowanego w Biuletynie Informacji Publicznej protokołu posiedzenia komisji rewizyjnej informacji pozwalającej na ustalenie tożsamości nauczycielki lokalnej szkoły („jest polonistką, pracuje w Zespole Szkół Ogólnokształcących w […], gdzie funkcję dyrektora szkoły pełni B.C., mąż skarżącej to sędzia SR w […], nazywana jest „D.”), a rzecz dotyczyła skargi na dyrektora szkoły);
- starosta odparł, że danych nie usunie, ponieważ chodzi o jawność działań organu powiatu; stanowisko to poparł Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych: nauczyciel jest funkcjonariuszem publicznym, toteż przepisy o ograniczeniu prawa do informacji publicznej ze względu na ochronę prywatności jednostki nie mogą mieć zastosowania, zarazem przetwarzanie danych osobowych wynikało z niezbędności dla wypełnienia obowiązku prawnego i sprawowania władzy publicznej przez starostę jako administratora, a jeśli skarżąca chce dochodzić sprawiedliwości ze względu na rzekome naruszenie dóbr osobistych, to powinna wnieść powództwo to sądu cywilnego;
WSA, podejście pierwsze:
- rozpatrując wniesioną przez kobietę skargę WSA stwierdził, że choć nie ma wątpliwości, że ochrona prywatności osób pełniących funkcje publiczne jest dalece ograniczona, także w zakresie dostępu do informacji publicznej, to przecież nie można po prostu powiedzieć, że nauczycielowi prawo do prywatności nie przysługuje;
art. 61 Konstytucji RP
1. Obywatel ma prawo do uzyskiwania informacji o działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne. Prawo to obejmuje również uzyskiwanie informacji o działalności organów samorządu gospodarczego i zawodowego, a także innych osób oraz jednostek organizacyjnych w zakresie, w jakim wykonują one zadania władzy publicznej i gospodarują mieniem komunalnym lub majątkiem Skarbu Państwa.
2. Prawo do uzyskiwania informacji obejmuje dostęp do dokumentów oraz wstęp na posiedzenia kolegialnych organów władzy publicznej pochodzących z powszechnych wyborów, z możliwością rejestracji dźwięku lub obrazu.
3. Ograniczenie prawa, o którym mowa w ust. 1 i 2, może nastąpić wyłącznie ze względu na określone w ustawach ochronę wolności i praw innych osób i podmiotów gospodarczych oraz ochronę porządku publicznego, bezpieczeństwa lub ważnego interesu gospodarczego państwa. […]
art. 5 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej
Prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy. Ograniczenie to nie dotyczy informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, mających związek z pełnieniem tych funkcji, w tym o warunkach powierzenia i wykonywania funkcji, oraz przypadku, gdy osoba fizyczna lub przedsiębiorca rezygnują z przysługującego im prawa.
- a uznając, iż zasada minimalizacji danych dotyczy także całkowicie zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych, zatem organ powinien kompleksowo rozważyć, czy ujawnienie informacji pozwalających na identyfikację skarżącej (aktualnie już byłej nauczycielki) było prawidłowe, sąd uchylił decyzję PUODO (prawomocny wyrok WSA w Warszawie z 4 lutego 2020 r., II SA/Wa 2096/19);
opis stanu faktycznego, etap drugi:
- pod wpływem wyroku PUODO zmienił stanowisko: skoro protokół opublikowany w BIP nie dotyczy działania skarżącej jako osoby pełniącej funkcję publiczną (to była jej prywatna skarga, i cóż z tego, że na dyrektora szkoły), to oczywiście należy uszanować jej prywatność, więc w kolejnej decyzji nakazał częściowe usunięcie danych identyfikujących skarżącą („że nazywana jest […] oraz informacji dotyczącej wykonywanego przez jej męża zawodu oraz miejsca jego wykonywania”), a w pozostałym zakresie (że była nauczycielką polonistyki w konkretnej szkole) odmówił uwzględnienia wniosku;
WSA, podejście drugie:
- obowiązkiem organu jest prawidłowo zastosować się do prawomocnego orzeczenia sądu administracyjnego;
- skoro więc WSA zobligował PUODO do dogłębnego przeanalizowania jakie dokładnie dane mają związek z pełnioną funkcją publiczną, a także uwzględnienia faktu, że kobieta nie jest już nauczycielką, to urząd nie mógł poprzestać na ogólnikowych rozważaniach, iż prawo do prywatności osoby wykonującej zawód nauczyciela ma charakter ograniczony;
art. 153 prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
Ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie organy, których działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania było przedmiotem zaskarżenia, a także sądy, chyba że przepisy prawa uległy zmianie.
- uchylając decyzję (jej część niekorzystną dla kobiety) WSA podkreślił, iż taki sposób prowadzenia przez PUODO postępowania oznacza naruszenie procedury dowodowej, ale też zasady prawdy obiektywnej, pogłębiania zaufania do władzy publicznej oraz przekonywania (prawomocny wyrok WSA w Warszawie z 13 września 2021 r., II SA/Wa 178/21);
opis stanu faktycznego, etap trzeci:
- odpis tego orzeczenia wpłynął do PUODO 3 grudnia 2021 r.;
- w kwietniu 2022 r. kobieta wniosła ponaglenie na przewlekłość postępowania;
- więc PUODO odpisał, że musi jeszcze przeprowadzić postępowanie wyjaśniające — i zażądał od pełnomocnika skarżącej informacji o adresie BIP powiatu, a także informacji, czy jej dane w protokołach nadal figurują;
- więc pełnomocnik odpisał, że udzielone pełnomocnictwo dotyczy tylko postępowań sądowych, a nie postępowania przed organem, ale merytorycznej odpowiedzi udzielił;
- więc kobieta wniosła skargę na przewlekłość prowadzenia przez PUODO postępowania, w której zażądała także zasądzenia sumy 5 tys. zł oraz nałożenia na organ grzywny;
- w odpowiedzi na skargę organ zwrócił uwagę, iż nie istnieje przepis wyznaczający termin rozpatrzenia skargi, a w szczególności nie jest nim ani art. 78 ust. 2 RODO, ani art. 35-36 kpa;
- sprawa jest skomplikowana, materiał dowodowy obszerny, więc nie ma się co dziwić, że sprawy trwają ile trwają;
art. 78 ust. 2 RODO
[…] Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem, jeżeli organ nadzorczy […] nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi […].
art. 62 ustawy o ochronie danych osobowych
W przypadku, o którym mowa w art. 36 [kpa], Prezes Urzędu, zawiadamiając strony o niezałatwieniu sprawy w terminie, jest obowiązany również poinformować o stanie sprawy i przeprowadzonych w jej toku czynnościach.
- następnie, w maju 2022 r., PUODO zwrócił się do starosty o przedstawienie wyjaśnień, a do kobiety o „wskazanie numerów stron oraz wierszy ww. protokołów z posiedzeń Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu […], w których znajdują się — objęte skargą — dane osobowe skarżącej. Nadto organ zwrócił się o podanie przedziałów czasowych w nagraniach posiedzeń Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu utrwalonych na płytach CD, w których znajdują się kwestionowane przez skarżącą dane osobowe”;
- po czym pracownicy urzędu odsłuchali nagrania („11 godzin, 9 minut”);
- więc organ jeszcze raz poprosił skarżącą o dodatkowe materiały;
- a w lipcu 2022 r. poprosił WSA o wypożyczenie akt sprawy (akta były przekazane w zw. z postępowaniem w/s skargi na przewlekłość);
- zaś w sierpniu 2022 r. wydano kolejną decyzję (nr ZSPU.440.138.2019.WP.NB), nakazując usunięcie z protokołu informacji, że skarżąca „jest polonistką oraz informacji wskazujących na przedmiot, którego uczy, a także informacji, że pracuje w Zespole Szkół Ogólnokształcących w […], gdzie funkcję dyrektora pełni […]” oraz frazy „będąc nauczycielem mam akurat prywatnie prawnika obok siebie”;
WSA, podejście trzecie:
- wszystkie organy mają obowiązek szybkiego i wnikliwego prowadzenia postępowania oraz załatwiania spraw bez zbędnej zwłoki;
- analogicznie organ ochrony danych osobowych ma trzymiesięczny termin na rozpatrzenie skargi, licząc od dnia jej wpływu;
- skoro więc po trzech latach i dwóch wyrokach sprawa znów leży w PUODO przez kilka miesięcy — to jest to oczywista, nieusprawiedliwiona i rażąca przewlekłość;
- zaś w takim przypadku skarżącej, która nie może się doczekać na ostateczne załatwienie jej sprawy, przysługuje 2 tys. zł tytułem sumy pieniężnej (art. 154 par. 7 ppsa) — ale odmówiono wymierzenia grzywny (wyrok WSA z 28 października 2022 r., II SAB/Wa 348/22);
NSA, podejście pierwsze:
- odmienną wykładnię przedstawił NSA: art. 78 ust. 2 RODO i art. 62 uodo nie określają terminu rozpatrzenia skargi na przetwarzanie danych osobowych, lecz wyłącznie termin, w którym urząd ma obowiązek poinformować skarżącego o przebiegu sprawy;
art. 149 § 1 prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
Sąd, uwzględniając skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organy […]
1) zobowiązuje organ do wydania w określonym terminie aktu, interpretacji albo do dokonania czynności;
2) zobowiązuje organ do stwierdzenia albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa;
3) stwierdza, że organ dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania.
art. 154 ppsa
§ 1. W razie niewykonania wyroku uwzględniającego skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania strona, po uprzednim pisemnym wezwaniu właściwego organu do wykonania wyroku lub załatwienia sprawy, może wnieść skargę w tym przedmiocie, żądając wymierzenia temu organowi grzywny. […]
§ 6. Grzywnę, o której mowa w § 1, wymierza się do wysokości dziesięciokrotnego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie odrębnych przepisów.
§ 7. Uwzględniając skargę sąd może przyznać od organu na rzecz skarżącego sumę pieniężną do wysokości połowy kwoty określonej w art. 154 § 6.
- uchylając zaskarżone orzeczenie NSA uznał, że przewlekłość prowadzonego przez PUODO postępowania należy oceniać nie według dat i terminów, lecz według okoliczności sprawy (wyrok NSA z 20 listopada 2024 r., III OSK 74/23);
WSA, podejście czwarte:
- skoro odpis wyroku wpłynął do PUODO w grudniu 2021 r., a jednak urząd aż do ponaglenia (tj. do kwietnia 2022 r.) nie ruszył palcem w bucie i dopiero później zajął się sprawą merytorycznie (zaczął weryfikować materiały dowodowe)…
Postępowanie wyjaśniające trwało w istocie niewiele ponad trzy miesiące. Intensyfikacja czynności organu miała miejsce w okresie maj – czerwiec [2022 r.].
- …jak nie liczyć — przewlekłość;
- nawet jeśli finalnie decyzja została wydana;
- a ponieważ przewlekłość była rażąca — skarżącej należy się 900 zł tytułem sumy pieniężnej (wyrok WSA w Warszawie z 24 kwietnia 2025 r., II SAB/Wa 199/25);
skarga kasacyjna PUODO:
- nie istnieje przepis… nie doszło do naruszenia… przyznanie sumy pieniężnej było bezzasadne…
- a w dodatku urząd ma ograniczone zasoby kadrowe, co stanowi obiektywną przeszkodę w szybkim i sprawnym ogarnięciu mnóstwa spływających skarg;
NSA, podejście drugie:
- ani trudności organizacyjne ani szczupłość kadr, ani wreszcie znaczna ilość lub skomplikowanie spraw nie usprawiedliwiają opieszałości w prowadzeniu przez urząd postępowania;
- nie chodzi tu o sam w sobie fakt przekroczenia przez urząd ustawowych terminów — chodzi o to, że zainteresowanie się skargą dopiero w kilka miesięcy po wydaniu kolejnego wyroku, i to dopiero po kolejnym orzeczeniu, w którym stwierdzono przewlekłość prowadzonego przez PUODO postępowania — to przewlekłość oczywista, bezsporna i nieuzasadniona, a więc z rażącym naruszeniem prawa (art. 149 par. 1a ppsa);
- w takim przypadku organ zasługuje na grzywnę (aczkolwiek skoro WSA o niej nie orzekł, to w postępowaniu kasacyjnym dopisać grzywny się nie da), a strona na przyznanie jej sumy pieniężnej, która ma charakter kompensacyjny;
- co w sumie oznacza, że skarga kasacyjna podlega oddaleniu jako bezzasadna.
Finis coronat opus? Jest decyzja, ale nie wiadomo, czy jest prawomocna! (kurtyna!)
(wszystkie zdjęcia fot. Olgierd Rudak, CC BY-SA 4.0)