Czy składając skargę na decyzję do WSA w formie dokumentu elektronicznego wystarczający jest podpis pod pismem przewodnim (też elektronicznym), czy jednak należy też podpisać samą skargę? Rozszerzając nieco perspektywę: co ma zrobić strona, która uważa, że pracownicy sądów nie rozumieją czym jest podpis elektroniczny i patrzą tylko na warstwę graficzną dokumentu? I, wcale nie na marginesie: czy można powiedzieć, że wysyłając do WSA pisma w postaci plików XML każdy sam prosi się o kłopot? (postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 29 maja 2026 r., II OZ 202/26).
opis stanu faktycznego:
- orzeczenie dotyczyło zażalenia na postanowienie sądu administracyjnego odrzucające skargę na decyzję PUODO, a to ze względu na brak prawidłowego podpisu;
- w swym postanowieniu WSA zwrócił uwagę, iż wezwał skarżącą do uzupełnienia braków formalnych złożonej elektronicznie skargi — poprzez jej podpisanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym…
art. 46 prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
§ 2a. W przypadku gdy pismo strony jest wnoszone w formie dokumentu elektronicznego, powinno ponadto zawierać adres elektroniczny oraz zostać podpisane przez stronę albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
§ 2b. Zasady podpisywania przewidziane w § 2a dotyczą także załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego.
- …tymczasem strona ograniczyła się do podpisania pisma przewodniego — ale dołączona doń skarga podpisana w żaden sposób nie została, co dało asumpt do jej odrzucenia;
zażalenie:
- w zażaleniu na to orzeczenie skarżąca podkreśliła, iż plik „Skarga_WSA_UODO-sig.docx.xml” został prawidłowo podpisany, i to w obu przypadkach: skarga została wysłana do PUODO via system e-Doręczeń, opatrzona podpisem zaufanym, po czym organ przekazał ją (wraz z całą dokumentacją, w tym potwierdzeniem doręczeń i plikiem podpisu) do WSA; z akt sprawy wynika, że podpis został rozpoznany jako „”ważny” i „prawidłowy””;
- wychodzi więc na to, że problem wziął się z błędnego utożsamiania braku podpisu w graficznej warstwie dokumentu, a przecież w przypadku dokumentów elektronicznych podpis nie musi mieć postać zgrabnej sygnaturki (por. „Skarga.pdf.xml”);
- zaś tak czy inaczej nader formalistyczna wykładnia przepisów nie może skutkować pozbawieniem prawa do sądu;
postanowienie NSA:
- po pierwsze każde pismo wnoszone do sądu musi być podpisane;
- jeśli pismo jest wnoszone w formie dokumentu elektronicznego — trzeba je podpisać elektronicznie;
- po trzecie analogicznie potraktować podpisem elektronicznym należy każdy z załączników;
- zaś w przypadku niezachowania tych wymogów formalnych sąd wzywa stronę do uzupełnienia braków formalnych, pod rygorem procesowym;
- tymczasem sprawy mają się tak, że skarga nie została podpisana — podpis został złożony tylko pod pismem przewodnim, zawierającym informację, że w załączeniu przesyła się do WSA skargę, natomiast sama skarga (skądinąd stanowiąca plik zatytułowany „Podpisywanie załącznika Skarga_WSA_UODO.docx”) została wysłana niepodpisana…
- (tak naprawdę to NSA się tutaj nieco zakałapućkał, ponieważ po chwili piszą, że pismo przewodnie nie zawierało żadnej treści poza tytułem);
- …a przecież już dawno temu w uchwale NSA przyjęto, że wnoszona via ePUAP skarga do WSA wymaga odrębnego podpisu pod każdym plikiem;
- nie jest też prawdą, że obadanie kwestii ograniczyło się do obejrzenia warstwy wizualnej pliku — w aktach sprawy jest dokument weryfikacji podpisu, z którego niezbicie wynika, że podpis został złożony wyłącznie pod pismem przewodnim, ale już skarga nie została nim opatrzona;
- (i tak dwukrotnie, bo po wezwaniu do uzupełnienia braków formalnych też);
- biorąc pod uwagę taką sytuację NSA oddalił zażalenie.
Zamiast komentarza: w metadanych opublikowanego orzeczenia jako skarżony organ wskazany został „Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych”… więc muszę chyba zacząć wierzyć w chochliki grasujące w aktach spraw sądowych.
(Inna sprawa, że ten XML chyba rzeczywiście sprawia trochę niepotrzebnych kłopotów — PDF jest pod każdym względem prostszy do ogarnięcia.)