Dokonywanie czynności z zakresu prawa pracy „w postaci papierowej lub elektronicznej”

Krótko i na temat, bo jak tak dalej pójdzie, to cyfryzacja banału zajmie nam lat siedem, po czym będzie można odpoczywać: oto wczoraj opublikowano nowelizację kodeksu pracy pozwalającą na dokonywanie niektórych (kolejnych) czynności z zakresu prawa pracy już nie „na piśmie”, lecz „w postaci papierowej lub elektronicznej” (ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, Dz.U. z 2026 r. poz. 25).

Dalej będzie w punktach, bo inaczej się nie da:

• zaczynając od początku: dokładnie wczoraj w Dzienniku Ustaw ukazała się krótka nowelizacja kodeksu pracy, polegająca na kilkunastu drobnych modyfikacjach w stylu „wyrazy „na piśmie” zastępuje się wyrazami „w postaci papierowej lub elektronicznej””, względnie „skreśla się wyrazy „na piśmie” i po wyrazie „pracodawcy” dodaje się wyrazy „w postaci papierowej lub elektronicznej”” lub też „skreśla się wyraz „pisemny” i po wyrazie „wniosek” dodaje się wyrazy „złożony w postaci papierowej lub elektronicznej””;
• modyfkacja dotyczy m.in. w art. 22(2) par. 8 kp, art. 23(1) par. 3 kp, art. 38 kp, art. 129 par. 3 kp czy też art. 152(1) par. 7 kp, etc., etc., a w praktyce rzecz wygląda następująco:

• w sumie nihil novi, bo ta „postać papierowa lub elektroniczna” czynności już w kodeksie pracy występuje, np. w przypadku przekazywania kandydatowi do pracy informacji o wysokości wynagrodzenia, przy wprowadzaniu mechanizmu kontroli trzeźwości pracowników, przy wyjaśnianiu przyczyn rozwiązania umowy o pracę zawartej na okres próbny (art. 29(4) par. 4 kp), przy pracy zdalnej, etc.,etc.;
• dla odmiany umowę o pracę nadal „zawiera się na piśmie” (art. 29 par. 2 kp), a oświadczenie o jej wypowiedzeniu lub rozwiązaniu „powinno nastąpić na piśmie” (art. 30 par. 3 kp); można dostrzec pewną prawidłowość: sformułowanie o postaci papierowej lub elektronicznej pojawiało się w świeżych regulacjach, zaś najnowsza zmiana doszlusowuje stare do nowego;
• jak tłumaczyć te różnice? dotąd było chyba łatwiej, bo w sprawach nieuregulowanych w kodeksie pracy stosuje się „odpowiednio” przepisy kodeksu cywilnego (art. 300 kp); kodeks pracy teorią oświadczeń woli i formą czynności prawnych się nie zajmuje, więc trzeba sprawdzać w kc… co i tak nie przeszkadza w przeprowadzeniu wywodu gdybologicznego (por. „Czy wypowiedzenie umowy o pracę można podpisać podpisem zaufanym?”);
• teraz będzie łatwiej, bo i tak nic nie wiadomo: czy „postać papierowa” oznacza, że wystarczy wydrukować jakieś słowa na kartce papieru? i nie trzeba niczego podpisywać, bo oświadczenie woli może być wyrażone w dowolny sposób? a może trzeba na rzecz patrzeć jako na czynność prawną, a na ten papier jako na dokument… a przecież zachowanie formy dokumentowej też nie wymaga złożenia podpisu na dokumencie?
• a może jest jeszcze inaczej, skoro to ma być „postać”, a nie „forma”? i zupełnie nieprzypadkowo „forma pisemna” znika tylko jako wymóg sporządzenia rozkładu czasu pracy — ale zostaje np. w przepisie nakazującym pracodawcy poinformować PIP o przekroczeniu limitu umów o pracę na czas określony (art. 25(1) par. 5 kp)?
• jakby ktoś pytał: projekt szedł pod płaszczykiem deregulacji (UDER 52, druk sejmowy nr 1601), więc oczywiście pracodawcy powinni się cieszyć, tylko prawnik będzie wywlekał włos na czworo i rozpatrywał piąte przez dziesiąte znaczenie siódmego kruczka w ustępie dziewiątym;
• aby nie było tylko marudzenie: przy okazji prawodawca doregulował termin wypłaty ekwiwalentu urlopowego należnego pracownikowi po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy — teraz będzie jasne, że ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wypłaca się w terminie wypłaty pensji, czyli najpóźniej do 10 dnia kolejnego miesiąca;

art. 171 § 4 kodeksu pracy
Pracodawca dokonuje wypłaty ekwiwalentu pieniężnego [za niewykorzystany urlop wypoczynkowy] w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85.

• jeśli jednak termin wypłaty ostatniego wynagrodzenia wypada wcześniej, chlebodawca będzie miał obowiązek wypłacić ekwiwalent w ciągu 10 dni licząc od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (dodany art. 171 par. 5 kp).

I to by było na tyle, na razie, czekamy na jeszcze.